Como fazer uma boa videoconferência e as melhores plataformas para fazer reuniões online

Com o distanciamento social recomendado por causa do novo coronavírus, diversas empresas precisaram se adaptar ao modelo de trabalho remoto, o home office. Criou-se, então, uma nova lógica de trabalho e gestão de times de forma remota. Assim, as reuniões online ganharam muita importância e administradoras de condomínios precisam mais do que nunca saber o que é videoconferência.

Para conter a curva de contágio e mortes por COVID-19, é preciso evitar a aglomeração de pessoas, por isso a melhor opção é realizar o trabalho em casa. Com esse modelo implementado, o uso da tecnologia possibilita que as demandas permaneçam as mesmas. Uma ferramenta que faz toda a diferença no trabalho remoto é a videoconferência. 

O que é videoconferência?

Videoconferência é uma maneira digitalizada para conectar diferentes interlocutores por meio de imagem e som. Ou seja, uma reunião por chamada de vídeo com duas ou mais pessoas que estão em locais diferentes, como seus colaboradores e clientes.

Muitas empresas já a tecnologia para otimização de tempo, afinal nem sempre é possível ter todos presentes em uma reunião. A grande diferença é o momento que vivemos. Enquanto antes ela era usada como apoio em ocasiões esporádicas, agora é primordial para se comunicar com as pessoas da empresa.

A principal vantagem da videoconferência é poder resolver assuntos do trabalho em qualquer lugar, de forma prática e muito funcional. Reuniões podem ser realizadas em tempo real com todas as pessoas envolvidas no projeto, sem a necessidade de estarem juntos presencialmente. 

Além disso, segundo uma pesquisa realizada pela Wainhouse Research e a Polycom com quase 5 mil empresas, houve um aumento de 94% na eficiência e produtividade dos profissionais que adotaram a videoconferência, bem como uma redução de 87% nos custos.

Cuidados necessários ao realizar uma boa videoconferência

Em uma reunião online existem alguns itens que fazem a diferença. É preciso que as informações sejam passadas com clareza e sem interrupções.

Estas são as principais preocupações para se realizar boas videoconferências:

1. Qualidade de vídeo e áudio;
2. Qualidade da conexão com a internet;
3. A escolha do ambiente e aparência;
4. Prepare uma pauta detalhada;

Qualidade de vídeo e áudio

A maioria dos dispositivos, como notebook ou smartphone, possuem saídas de áudio, microfone e câmera integrados. Porém, o ideal é ter um fone e microfone para direcionar as entradas e saídas do áudio, assim ruídos externos são minimizados e não atrapalham o andamento da reunião. 

Qualidade da conexão com a internet

A qualidade da conexão também é importante neste momento, senão a videoconferência pode ser interrompida. Uma dica que pode amenizar essa questão é conectar o dispositivo diretamente no modem através do cabo de rede, ao invés de usar o Wi-Fi. Outra opção, se o sinal da casa ou apartamento não for bom, é a utilização de um “repetidor de sinal”.

A escolha do ambiente e aparência

Também é necessário estar atento ao que irá aparecer no vídeo. Posicione a câmera na altura dos seus olhos. Opte por um ambiente organizado e posicione a câmera a favor da luz, assim a iluminação para a videoconferência não ficará escura. Escolha um local onde você fique centralizado, sem distrações ao fundo, preferencialmente com uma parede de cor neutra ao fundo, sem ornamentos que possam distrair.

Use as mesmas roupas que você usaria se estivesse em uma reunião presencial e comporte-se como tal. Trabalhar em casa não deve encorajar que você deixe uma reunião importante para ir ao banheiro ou à cozinha sem avisar os demais.

Prepare uma pauta detalhada

Para que a reunião não perca o foco, é importante que exista um responsável para preparar a pauta. Esse indivíduo deve separar os assuntos em tópicos, de acordo com a importância e urgência da discussão. Dessa forma, é possível otimizar o tempo da reunião e evitar assuntos paralelos.

Plataformas para videoconferência

1. Zoom Meetings

O Zoom Meetings é uma plataforma de videoconferência voltada para o mundo corporativo que se tornou muito popular. Através dele é possível realizar reuniões com até 500 participantes e 10 mil espectadores na função webinar. A plataforma funciona via navegador e em aplicativos para Windows, macOS, Linux, iOS e Android. 

Para iniciar uma videoconferência no Zoom Meetings, o administrador da reunião cria uma sala dentro da plataforma e envia o link para os demais participantes entrarem. Só é possível participar da reunião através deste link. O Zoom oferece chat em tempo real, transferência de arquivos, compartilhamento de tela e quadro de anotações. Quando a videoconferência acabar, é possível obter o arquivo de  áudio e vídeo em formato MP4, que ficará armazenado na nuvem da plataforma por tempo determinado.

No modo gratuito, as reuniões têm duração máxima de 40 minutos. Há opções pagas com mais recursos como transcrição automática da reunião, além de não ter limite de tempo para duração. 

2. Skype

O Skype é uma das plataformas mais conhecidas de videoconferência, por existir desde 2003. Criado pela Microsoft, é um aplicativo que possui versões para PC e smartphone. Para realizar as chamadas, é preciso ter uma conta na Microsoft através de um cadastro gratuito. 

Há dois modos de chamadas de vídeo no Skype. A comum, geralmente quando é necessário conversar com um pequeno grupo de até 20 pessoas. E a reunião virtual, que permite a participação de até 50 usuários sem que precisem criar uma conta na Microsoft. 

O Skype permite chat em tempo real durante a videoconferência, compartilhamento de tela, transferência de arquivos de até 300 MB cada, que ficam disponíveis para acesso em até 30 dias após a chamada. Também é possível gravar as chamadas em áudio ou vídeo para ouvir depois e desfocar o fundo para que o destaque fique somente na pessoa.

3. Microsoft Teams

Também criado pela Microsoft e usando a mesma tecnologia do Skype, o Teams é uma versão empresarial que possui diversas ferramentas de integração entre equipes, dentre elas, a videoconferência. O Microsoft Teams pode ser acessado tanto pelo navegador quanto através de seu aplicativo disponível para Windows, macOS e Linux.

Existem duas formas de realizar a videoconferência por essa ferramenta. A primeira é através da criação de uma equipe de trabalho dentro da plataforma, adicionando pessoas do mesmo time. Assim, a videoconferência pode ser iniciada com quem faz parte desta equipe. 

A segunda maneira é através de um link gerado na Microsoft Teams, que pode ser enviado por e-mail para os participantes da reunião. Dessa forma não é necessário que eles criem uma conta para fazer parte da videoconferência. O link não funciona se for enviado por aplicativos de mensagem, como o WhatsApp.

É possível adicionar até 250 pessoas na videoconferência e não há limite de tempo nas reuniões, inclusive na versão gratuita. Essa modalidade possui chat em tempo real, compartilhamento de tela, envio de arquivos com até 2 GB cada, whiteboard para esboço de ideias. Porém, ela não conta com armazenamento de chat e gravação da videoconferência.

4. Slack

O Slack é uma ferramenta de integração de times via chat que possui a videoconferência como uma de suas funções. A diferença é que a ferramenta possui uma grande capacidade de customização e melhor interação entre os participantes. 

Para criar uma conta no Slack, é necessário criar o workspace e, dentro dele, incluir as pessoas do time para que possam realizar a integração na plataforma. Pode-se criar canais, com grupos de pessoas de determinados setores. O canal pode ser público, no qual todos do time têm acesso, ou privado, no qual só aquele setor participa. Essa divisão pode ser útil para o gerenciamento de projetos específicos, por exemplo.

Além disso, o Slack também possibilita a troca de mensagens privadas entre as pessoas da equipe. Sua limitação é que no modo gratuito, a videoconferência só pode ser realizada com uma pessoa, mas na função paga é possível realizar chamadas com todos os integrantes de um canal. 

O Slack também possibilita o compartilhamento de tela e de arquivos, além de integração com outras plataformas como Google Drive e DropBox. Está disponível através do navegador ou software que pode ser instalado em Windows, macOS e Linux, além de aplicativos para Android ou iOS com funções nativas e otimizadas para smartphones.

5. Hangouts

O Hangouts é uma ferramenta conhecida, afinal faz parte do pacote de serviços do Google. A versão clássica para usuários comuns é de uma plataforma de mensagem instantânea com compartilhamento de fotos, vídeos e arquivos. O Hangouts está disponível via navegador, extensões para Windows, macOS ou Linux, além disso também possui aplicativo para iOS e Android. 

Quando alguém faz uma conta no Gmail, ela possui acesso aos serviços do Google, incluindo o Hangouts. Além dos serviços disponibilizados gratuitamente, o Google conta com o G Suite, versão paga de suas ferramentas que podem ser usadas por empresas. Nessa modalidade, existem o Hangouts Chat e Hangouts Meet. A primeira opção tem o foco em conversas instantâneas por mensagem, já a segunda opção é para videoconferência. 

O Hangouts Meet permite a realização de videoconferência em alta definição com até 250 pessoas e possui legendas em tempo real com a tecnologia de conversão de voz em texto.  É necessário apenas enviar o link da reunião para que os participantes possam entrar e ainda há interação com o Google Agenda para marcar as datas e horários da reunião.

O Hangouts Meet estava disponível com videoconferência para 250 pessoas somente nos planos mais caros. Porém, por conta do coronavírus, o Google decidiu disponibilizar a plataforma para todos os clientes do G Suite sem custo adicional até o dia 1º de julho deste ano.

6. Discord

Mais conhecido no mundo gamer, o Discord tem funcionalidades parecidas com as plataformas anteriores, possibilitando a conversa via chat, voz e videoconferência, mas possui algumas particularidades. Assim como no Slack, também é possível criar diversos canais para incluir pessoas de determinados setores ou projetos.

O Discord iniciou como uma plataforma corporativa, mas quando passou a ser usado pelos gamers, fez algumas modificações para esse público alvo, o que não impede seu uso no meio corporativo. Permite videoconferência com até 10 participantes e há a funcionalidade de todas as pessoas da reunião compartilharem a tela ao mesmo tempo. 

Ele pode ser acessado pelo browser e está disponível na versão para PC em Windows, Linux e macOS, e smartphones em Android e iOS.

7. Lark Meetings

Recém-lançado no mercado, o Lark Meetings chega como mais uma ferramenta corporativa para quem está fazendo home office. Ele conta com integração de mensagens instantâneas, calendário inteligente e criação de nuvens. Na versão gratuita, é possível realizar videoconferência com até 100 pessoas, sem limite de tempo. 

Para começar a usar o Lark Meetings, é necessário criar uma conta na plataforma. Os convidados poderão entrar na videoconferência através de um link ou da ID da reunião. É uma plataforma nova no mercado que possui as funcionalidades necessárias para uma videoconferência de qualidade.

8. WhatsApp

Quase todo mundo com um smartphone possui o WhatsApp entre seu aplicativos de uso diário. Apesar disso, muitas empresas optam por não incluir essa ferramenta no seu dia a dia, mas o WhatsApp é um grande aliado quando se fala em facilidade e imediatismo. 

É possível realizar a videoconferência com até quatro pessoas na mesma chamada, para isso você precisa ter os seus números adicionados nos contatos. A videoconferência só pode ser realizada através do aplicativo no smartphone. A versão web do WhatsApp não permite chamadas de áudio e vídeo via notebook ou desktop.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias, Escolas e Cursos.