Como fazer a gestão de contas a pagar em um condomínio

O processo de contas a pagar não soa como algo complexo para a maioria das pessoas. Afinal, todo mundo precisa organizar seus pagamentos na vida pessoal, e no condomínio é a mesma coisa, certo?

Não exatamente.

Em um condomínio bem administrado, há diversos passos entre receber a conta e pagá-la. E tudo é feito já pensando na maneira mais eficiente de prestar contas nas assembleias.

Quando o processo é bem conduzido, o condomínio economiza dinheiro, impede pagamentos duplicados, evita multas e juros e se torna mais transparente. No caso contrário, a ineficiência pode custar penalidades e multas.

Gestão de contas a pagar é mais complexa do que parece

Para que todos os benefícios mencionados acima sejam alcançados, é preciso ter um processos organizados para conduzir o processo de contas a pagar.

Um sistema com etapas como:

• classificar as contas;
• criar lembretes;
• organizar os saldos;
• priorizar pagamentos;
• calcular impostos;
• e conferir documentos e informações.

E, claro, esses processos devem prever o armazenamento das informações na pasta de prestação de contas, para facilitar essa que é uma das principais obrigações da gestão do condomínio perante os condôminos.

Assim, como destacamos no começo deste texto, a gestão das contas a pagar é uma atribuição mais complexa do que parece à primeira vista. É por isso que os condomínios estão, cada vez mais, transferindo essa competência dos síndicos às administradoras de condomínios.

Como uma plataforma de gestão pode ajudar

Mesmo a administradora, que é uma empresa estruturada e especializada na gestão de condomínios, precisa de um auxílio para melhorar a sua gestão das contas a pagar.

O melhor auxílio que se pode ter nesse sentido é o de uma plataforma financeira e tecnológica completa, como a Superlógica. Ela organiza todas as informações do condomínio em um único software na nuvem, com os controles e operações financeiras totalmente integrados.

Com a Superlógica, você encontra os seguintes recursos que melhoram bastante o processo de contas a pagar.

• Controle detalhado sobre suas contas
• Cadastro de despesas recorrentes
• Geração da DARF e demais relatórios
• Cadastro e pagamento de impostos sujeitos a retenção
• Conciliação automática de pagamentos
• Captura de Notas Fiscais tomadas pelo condomínio

E ainda há algumas soluções extras que tornam tudo ainda mais fácil. Veja a seguir!

Checagem de duplicidade de documentos na despesa

Ao lançar uma despesa na Superlógica, há uma verificação de duplicidade no campo “Documento”.

Também é validado o número do documento, independentemente do condomínio selecionado. Afinal, só deve existir um número de documento para cada fornecedor — se ele se repetir, provavelmente é porque foi feito um lançamento errado em outro.

Sugestão de data de vencimento de impostos

Ao lançar a retenção em uma despesa, o sistema sugere uma data de vencimento de acordo com o dia que estiver cadastrado no campo “Vencimento do imposto”, que fica localizado em “Despesas → Impostos sujeitos a retenção“.

A data sugerida será sempre o dia cadastrado do mês subsequente à despesa original. Caso não caia em um dia útil, a plataforma irá sugerir o último dia útil antes do vencimento padrão — pois, por determinação do Governo Federal, o vencimento do imposto deve ser antecipado.

Grupos de saldos

Essa ferramenta é utilizada para o controle e gestão dos saldos ordinários, fundo de reservas, investimentos e outras categorias.

Os grupos de saldo são atualizados à medida que são lançadas despesas, receitas ou movimentações bancárias diretas com suas respectivas contas categorias.

É possível definir o grupo de saldo no momento de lançamento da despesa, podendo alterá-lo posteriormente, em caso de erro de lançamento, por exemplo.

Prestação de contas 100% digital

Como destacamos antes, todos os controles financeiros da Superlógica estão integrados.

Isso permite que cada entrada e saída de caixa registrada no sistema atualize automaticamente a pasta de prestação de contas.

Essa pasta pode ser acessada online pelo condômino, com login — basta que a administradora disponibilize para consulta.

Uma vez que a pasta esteja configurada, ela se atualiza automaticamente todo mês. Além disso, é possível configurar uma pasta exclusiva para os síndicos e conselho e outra pasta para os condôminos.

Com todos esses recursos, todos os processos financeiros da administração condominial, entre eles a gestão de contas a pagar, se tornam muito mais simples.

O que achou? Experimente a Superlógica e veja por conta própria!