7 sinais de que sua empresa precisa de um sistema de gestão recorrente

A sua empresa cobra assinaturas e mensalidades? Então, você sabe que o processo de cobrança é distinto de uma empresa tradicional, em que as vendas ocorrem transacionalmente (ou de forma única). Logo, a maneira que você organiza as equipes de vendas, marketing, suporte, customer success e financeiro também é diferente. Por isso o seu sistema de gestão empresarial também tem que ser diferente.

Afinal, o foco do seu negócio é outro. A prioridade é conquistar e reter assinantes na sua base de clientes.

Diante de tantas diferenças, o que você ainda pode estar fazendo errado? Mesmo sendo diferente de um negócio tradicional, muitas empresas continuam utilizando um ERP transacional. Existem diversos motivos para isso. Entre eles o de que a empresa começou no modelo tradicional e depois passou a cobrar mensalidade, ingressando na economia da recorrência. Aí entra a comodidade em usar o sistema que está acostumado – sem saber que, na verdade, a gestão dos pagamentos recorrentes está sendo muito mais trabalhosa.

Muitos empreendedores também acreditam que um ERP transacional pode ser adaptado para um negócio de cobranças recorrentes, outra tentativa que pode estressar seu processo de vendas e prejudicar os resultados e a retenção dos clientes.

Listamos sete sintomas de que um negócio precisa de um ERP recorrente. Pode ser que chegou a hora de buscar um sistema de gestão assim para o seu negócio.

1 – Gerenciar pagamentos é trabalhoso

Um ERP transacional transforma cada pagamento de uma assinatura em uma nova “transação”, como se fosse uma venda única. Adaptando-o para um negócio recorrente, cada assinatura é considerada como uma nova compra ou novo pedido. Tirando os gastos com a venda em si, tudo que envolve esse processo será repetido desnecessariamente todo mês. Ou seja, você precisará alocar maior força de trabalho para realizar essa tarefa. Resultado? Custos e esforços maiores.

Com um ERP recorrente tudo será automatizado. É possível configurar uma régua de cobrança para que você não precise realizar esses processos todo mês. Assim você pode programar disparos em diversos canais (e-mail e SMS, por exemplo) lembrando o cliente da mensalidade.

Se o pagamento não for efetuado, será necessário bloquear ou cancelar o serviço. Não tem uma fórmula certa para resolver isso, vai depender de cada caso e segmento do mercado. Fizemos um artigo com dicas de como criar uma régua de cobrança efetiva.

2 – O seu sistema de gestão empresarial tem dificuldades em acompanhar a jornada do cliente

A jornada do cliente de uma empresa tradicional é muito bem definida. Começa com o cliente fazendo o pedido, o pagamento é aprovado, o serviço desenvolvido ou o produto é entregue. No meio, existem alguns processos como faturamento, cobrança e emissão de nota fiscal.

No ERP tradicional, o empreendedor com um negócio que cobra assinatura vai tentar adaptar a jornada do cliente a essa realidade. Mas os processos são bem diferentes. Na economia da recorrência, a empresa tem de estar ao lado do cliente do início ao fim do negócio. O ideal é que essa jornada seja infinita e não tenha um fim pré-determinado.

Um ERP recorrente resolve esse problema. O objetivo dele é acompanhar o usuário enquanto ele continuar seu cliente e for assinante do seu serviço.

3 – Inadimplência é alta

Não receber o que foi acordado com seus clientes é um dos principais problemas que uma empresa pode enfrentar – afinal, a inadimplência pode minar a saúde financeira de qualquer negócio.

Um bom sistema de gestão recorrente vai ser uma mão na roda nesta tarefa. Com ele vai ser possível acompanhar diariamente o número de inadimplentes no seu negócio. Você pode criar uma regra de cobrança efetiva para prevenir.

Além disso, você pode investigar os motivos da inadimplência ocorrer. Os dados sobre os seus usuários estão ao seu alcance e é possível saber em qual plano o atraso é maior, em qual data de vencimento, entre outras coisas.

4 – Você perde muito tempo com conciliação bancária

Bater o extrato bancário com o controle financeiro interno é um trabalho que toma muito tempo. Normalmente, é necessário destinar um funcionário específico para realizar a conciliação bancária e tratar o arquivo retorno com os boletos pagos.

Um sistema de gestão recorrente vai automatizar esse processo e reunir em um único lugar as transações realizadas. A conciliação bancária é automatizada e poupará um tempo precioso do seu time.

5 – As suas notas fiscais são emitidas manualmente

Antigamente era necessário preencher manualmente cada uma das notas, conferir os dados, enviar para a prefeitura e depois enviar para o cliente. Levava tempo e era necessário um funcionário dedicado a esse processo.

Isso muda com um sistema de gestão recorrente. Os processos de geração da nota, transmissão para a prefeitura e envio para os clientes acabam sendo bem mais eficientes. É possível emitir notas fiscais em massa dentro da ferramenta e de forma automática, depois do pagamento efetuado pelo cliente.

6 – Não conseguir analisar a situação atual da empresa

Todo empresário precisa saber o que acontece em sua empresa de ponta a ponta. Afinal, a melhor maneira de tomar alguma decisão no seu negócio é conhecer a fundo as métricas.

O ERP transacional vai acabar perdendo alguns dados do seu negócio, afinal ele não acompanha o cliente em toda a sua jornada e as métricas de um negócio transacional são bem diferentes das de um negócio baseado em assinaturas. Um sistema de gestão recorrente vai reunir todos os relatórios importantes em apenas um lugar – facilitando a sua vida.

Previsibilidade de receita

Com um ERP recorrente você tem acesso a todo o histórico de transações da empresa. Isso te dá uma previsão do tanto que você irá gastar e quanto irá ganhar nos seus meses subsequentes.

Ter uma noção da sua receita recorrente mensal (MRR) fará com que você consiga analisar se é o momento de crescer a sua equipe, contratar algum serviço ou fazer algum investimento em infraestrutura em sua empresa.

Conheça o perfil do seu cliente

Analisar as métricas possibilita conhecer melhor o seu cliente. Sabendo qual é o perfil de quem está na sua base de clientes vai ajudar novos possíveis assinantes para o seu serviço. Melhorar a sua prospecção fará que você consiga uma previsibilidade nas vendas – e consequentemente na sua receita.

A ideia de fazer uma prospecção mais certeira e qualificada surgiu com o Aaron Ross, ex-diretor de vendas da Salesforce. Aaron, no livro Receita Previsível, relata a importância de ter uma equipe de vendas extremamente especializada.

O ideal é que cada membro seja focado em fazer uma função para aumentar a efetividade da equipe. Mas, se você tem uma equipe pequena, invista principalmente na prospecção. É ela que vai fazer suas vendas aumentar e se tornar previsíveis.

7 – O seu sistema de gestão só pode ser acessado em um lugar

Qualquer sistema que se preze tem de ter um acesso multiplataforma. Hoje ninguém se utiliza apenas de um servidor local para acessar os seus dados. O mundo digital está na nuvem.

É imprescindível que os seus dados possam ser compartilhados para quantas pessoas forem necessárias dentro da sua empresa.

Seu negócio ainda não é recorrente?

Parte das empresas que hoje cobram assinaturas nasceram como transacionais. Alguns exemplos são gigantes como a Microsoft, com o Office, a Unilever, com o OMO Express, e a Adoce. Outros, como a Salesforce e a Superlógica, já nasceram na economia da recorrência e sempre cobraram assinaturas para uso/acesso ao software.

Se a sua empresa ainda não cobra assinaturas, pode ser o momento certo para fazê-lo. A gente fez um guia sobre como começar a cobrar assinaturas. É importante que você siga esses passos para entrar para a economia da recorrência:

• Analise o seu produto e como os clientes o consomem para achar seu market fit. Veja como os seus usuários se comportam com a sua solução. Isso vai ser o que vai nortear qual serviço recorrente você vai oferecer.
• Conheça a concorrência. É sempre importante saber o que já estão fazendo no mercado. Assim você sabe no que se inspirar e no que deixar de lado.
• Descubra qual modelo você vai utilizar. Existem algumas variações específicas dentro do modelo recorrente que dão certo no mercado. Alguns exemplos são as caixas de surpresas, o oferecimento de serviços e bibliotecas imensas de conteúdo.

• Coloque todos os seus esforços na precificação. É o maior desafio do empreendedor. Ele tem de passar a sensação para cliente que ele recebe mais do que paga.  Mas, não adianta ter senso de justiça, o foco tem de ser o ticket médio.

• Tenha um serviço de fácil compreensão. Quanto mais fácil for entender seu serviço, mais fácil ele será vendido. Isso vai diminuir muito o  Custo de Aquisição de Clientes, o CAC.

• Defina o seu modelo de vendas. Dependendo da complexidade da sua solução, o tanto que você interage com o cliente nas vendas pode mudar. Pode ser autoatendimento, inside sales ou field sales.

• Invista pesado em marketing. É ele que vai fazer a sua empresa escalar. Você pode fazer o cliente vir até você por meio do inbound marketing ou ir até o cliente com outbound marketing.

• Evolua conforme o seu assinante evolui. É importante sempre revisar sua solução, afinal o mundo muda, o mercado muda, o cliente muda. Revise também os preços. Afinal, sua equipe aumentou, sua solução mudou, houve inflação e o mercado provavelmente também mudou.

Tenha um bom sistema de gestão

A sua prioridade é desenvolver a melhor solução para as pessoas sempre. Por isso é importante que você escolha um sistema de gestão administrativo-financeiro recorrente para focar em ter o melhor serviço e atendimento ao seu público. Isso reduz custos e aumenta a eficiência.

Há soluções no mercado, como a Superlógica, para segmentos diversos, como, agências de comunicação, assinaturas e SaaS, condomínios, cursos/escolas e imobiliárias.