Importância do networking em eventos

Você já se perguntou qual é o verdadeiro motivo daqueles coffee breaks que acontecem entre palestras, cursos ou outros eventos corporativos? Não, não é somente para matar a fome e tomar um café! Neste momento, os participantes do evento podem se reunir, conversar, apresentar pontos de vista em relação ao que foi exposto e, principalmente, conhecer pessoas que podem agregar valor aos seus negócios. E é essa a importância do networking em eventos: aumentar sua rede de contatos para referências futuras sobre o mercado, seu trabalho e as demandas atuais de outras empresas.

Neste artigo, vamos entrar em detalhes sobre a importância do networking e os resultados que podem ser alcançados em eventos que promovem esses encontros. Vamos lá?

Evidencie a importância do networking do seu evento

Se você tem a intenção de organizar um curso ou workshop, palestra, seminário, congresso, encontro ou outro tipo de evento corporativo, é necessário a reserva de um ou mais horários para o comumente chamado “Coffee Break”. Não chame este intervalo assim! Os participantes do seu evento, muitas vezes, desconhecem a importância do networking e podem não aproveitar esse tempo da maneira mais eficaz. Em sua programação, reserve esse horário com algo mais convidativo e que deixe claro a intenção do momento: interagir!

• Hora do Networking
• Networking Break
• Hora de trocar ideias
• Vamos conversar?
• Seu nome, seu negócio

Você também pode evidenciar a intenção do momento na descrição do horário reservado. Por exemplo: quando um palestrante vai falar, normalmente são disponibilizadas as pautas que serão abordadas por ele na programação do evento. No caso da hora do networking, descreva que é o momento de descobrir o que os outros participantes aprenderam sobre o que foi exposto, se concordam, o que teriam a acrescentar, etc. As conversas irão fluir a partir disso e você ainda terá um termômetro do que os participantes estão achando do seu evento.

Horário e duração do momento networking

Se você produz eventos recorrentemente (seja de forma semanal, mensal ou semestral), não se preocupe se todos os convidados não puderem participar. Direcione seu foco para que aqueles que estão presentes tenham a melhor experiência possível – dessa forma, eles servirão de divulgadores para as próximas edições, fomentando, naqueles que não puderam comparecer, a vontade de participar em uma nova oportunidade.

Em seu planejamento, tenha em mente a importância do networking e estabeleça horários condizentes para que ele aconteça da melhor forma possível. Poucas pessoas possuem a disposição de conversar logo que chegam, certo?  Dê preferência para horários seguintes aos conteúdos apresentados no evento, como:

• Café da manhã: uma pausa no meio da manhã pode recarregar as energias de quem ainda não acordou. Sirva um breve café e incentive as conversas instigando o que mais irá acontecer no evento, quais são as expectativas dos participantes, etc.
• Almoço: a hora mais aguardada por muitos! Se seu evento tiver duração de um dia inteiro, sugira restaurantes próximos para que os participantes não se separem demais. Assim, você acaba aproximando as pessoas.
• No meio da tarde: uma das opções mais utilizadas é a pausa depois de várias horas de exposição dos conteúdos do seu evento. Esse momento é um dos mais aguardados, pois está próximo do “Gran Finale” e as expectativas estarão altas!
• Fechamento do evento: podendo ser uma mistura de coffee break com Happy Hour, as conversas tendem a ser mais leves e a troca de informação entre os participantes flui mais naturalmente. Sem contar que um ambiente com cerveja e petiscos desperta mais extroversão daqueles mais tímidos, né?

A duração do momento networking pode variar, mas tome cuidado para não ser pouco e os participantes se interessarem mais na comida do que nas conversas, nem muito para que o assunto termine. Na escolha do horário de fechamento do evento, a flexibilidade é maior, pois as responsabilidades dos participantes estarão centradas em aproveitar ao máximo o networking, uma vez que o evento está acabando e elas não terão mais essa oportunidade. Recomendo, sempre, um mínimo de 30 minutos nos períodos diurnos, 1h nos vespertinos e livre se ocorrer no final do dia.

Facilitadores que sabem a importância do networking

Sabemos que a interação entre pessoas muitas vezes não acontece de forma espontânea. Seja por timidez, falta de assunto ou outros motivos, alguns participantes recorrem aos celulares para “fugir” deste momento, prejudicando seu próprio círculo de networking e dando margem para mais pessoas se fecharem.

Uma solução é a disponibilização de facilitadores que sabem da importância do networking. Se seu evento conta com palestrantes ou expositores, solicite que participem destes momentos e circulem pela área reservada para o networking dos participantes. Muitos irão procurá-los para tirar dúvidas, mas eles também podem se unir a grupos ou pessoas isoladas perguntando o que acharam, se possuem sugestões e que fique disponível para escutá-las. Aos poucos, mais se aproximarão e ele poderá ser um mediador entre desconhecidos!

Crachás para promover a interação

A distribuição de crachás pode ser um grande facilitador na hora de conectar os participantes do seu evento. Pense assim, que forma mais prática de puxar assunto do que informações sobre a pessoa? Disponibilizar o nome e a empresa onde ela atua é uma ótima maneira para promover o primeiro contato entre os participantes.

A criação de crachás pode ser feita de forma automática através de uma plataforma de gestão de eventos e venda de ingressos. Quando o interessado em participar confirmar sua inscrição através da plataforma, é possível gerar, a partir dos dados fornecidos no momento do preenchimento do formulário de compra, crachás prontos para serem entregues no momento do credenciamento. Dessa forma, você não precisa se preocupar em produzir os crachás de forma manual.

A conexão deve continuar

O evento acabou, os participantes se foram, as luzes apagaram. Mas a importância do networking ainda deve ser lembrada, mesmo depois do evento! Aproveitando a base de informações sobre os participantes que você adquiriu no momento das inscrições, é possível realizar disparos de e-mails retomando os tópicos abordados durante o evento. Envie perguntas, as apresentações (se houver) e, talvez, um resumo de tudo que foi ensinado. Se achar válido, crie um grupo de discussão através de redes sociais para que todos continuem interagindo e aprendendo junto!

Com as percepções dos participantes e ideias de novos temas, será possível levantar tópicos que podem ser abordados em futuras edições ou encontros. Mesmo que produzir uma segunda edição não seja sua intenção, muitas vezes o sucesso do evento instiga o interesse dos participantes – e você ficará ainda mais motivado na produção de seus eventos 🙂

E aí, preparado para promover um momento networking de sucesso?

Este conteúdo foi escrito por Cecília Cury, analista de marketing da Sympla, a maior plataforma de eventos do Brasil.