Automação de processos: veja 4 tarefas que sua empresa precisa automatizar

A automação de processos é um caminho sem volta. Quando a empresa experimenta uma boa ferramenta tecnológica, que torna as tarefas mais ágeis e reduz os erros, jamais volta aos antigos hábitos.

Essa é uma das características da transformação digital pela qual passam indústria, comércio e serviços.

Neste artigo, vamos apresentar 4 processos que, quando automatizados, deixam de causar dores de cabeça aos gestores. Boa leitura!

O que é automação de processos?

Automação de processos é quando uma empresa reduz ou elimina a necessidade de trabalho humano em determinadas rotinas, com o uso de algoritmos, inteligência artificial e outros tipos de tecnologia.

E por que automatizar processos?

Porque isso leva a uma grande economia de tempo na empresa e significativa redução de erros nos processos que foram automatizados. O trabalho, portanto, ganha em agilidade e qualidade.

Afinal, a automação é usada principalmente em processos repetitivos, que envolvem o processamento e manuseio de dados sem a necessidade de uma inteligência humana, pois não demandam qualidades como criatividade e pensamento estratégico.

Ou seja, a automação não elimina a necessidade da mão de obra humana. Em vez disso, libera os gestores e colaboradores a dedicarem mais tempo a tarefas em que são insubstituíveis.

4 processos que sua empresa deve automatizar

Quanto maior a empresa e mais complexo seu organograma e modelo de negócio, mais possibilidades de automação ela possui.

A seguir, vamos focar em 4 processos bastante básicos, que podem ser automatizados mesmo por pequenas empresas. Confira!

1. Cobranças recorrentes

O modelo de negócio recorrente é bastante vantajoso: a empresa foca na fidelização dos clientes, que pagam uma assinatura (geralmente mensal) para usufruir de seus serviços.

Alguns exemplos são: empresas de SaaS (software as a service), academias, escritórios de contabilidade e agências de publicidade. Com uma base de clientes fidelizados, que pagam a mesma quantia todo mês, há maior estabilidade e previsibilidade no fluxo de caixa.

Quanto mais clientes, no entanto, maior o esforço da equipe para emitir as cobranças. Perde-se tempo, comete-se erros e gasta-se mais ampliando o número de colaboradores. A não ser que o processo seja automatizado.

Como automatizar as cobranças recorrentes?

O primeiro passo é contar com uma solução tecnológica que traga integração com adquirente, gateway de pagamentos recorrentes e facilitador de pagamentos, um combo que permite automatizar os débitos recorrentes no cartão de crédito do cliente.

Pode parecer complexo, mas há plataformas de gestão de assinaturas que já vêm com tudo isso, tornando a automação muito simples. Desse modo, os valores são lançados na fatura mensalmente, no dia determinado, sem que nenhuma ação precise ser feita.

E para clientes que optarem por pagamento por boletos, os melhores sistemas de gestão possuem um recurso chamado régua de cobrança, que funciona de maneira bem simples: você configura regras para o disparo automático de e-mail e/ou SMS de cobrança. Por exemplo:

• Envio de e-mail com o boleto 5 dias antes do vencimento;
• Envio de e-mail com o boleto no dia do vencimento;
• Envio de e-mail de cobrança com o boleto atualizado (caso o cliente não o tenha pago ainda), 5 dias após o vencimento.

O usuário pode personalizar a mensagem enviada e criar regras diferentes das que usamos no exemplo acima. Os e-mails são configurados apenas uma vez e enviados automaticamente nas datas definidas.

2. Pagamentos

Muitos pagamentos de custos fixos podem ser simplesmente pagos com o débito automático, um recurso que está longe de ser novidade. Mas há empresas cujo modelo de negócio prevê pagamentos atrelados a determinadas fontes de receita.

Como assim? Explicamos: quando a empresa faz algum tipo de intermediação, ela recebe do consumidor final e repassa os valores para um prestador de serviço ou outra companhia, retendo um percentual.

Um exemplo disso são as plataformas digitais que conectam usuários que pagam e os que recebem pelo serviço, como o Uber (passageiros e motoristas), Airbnb (viajantes e proprietários de imóveis) e marketplaces (compradores e varejistas).

Outro exemplo são as imobiliárias, que recebem um percentual do aluguel pago pelo inquilino e repassam o restante para os proprietários dos imóveis.

Imagina quanto tempo o funcionário responsável por esse processo gasta entre acessar o internet banking e realizar centenas de transferências bancárias? E qual a chance de que aconteçam erros em algumas operações?

Solução: split de pagamentos

A solução que automatiza a divisão dessa receita entre a empresa e o prestador do serviço ou provedor do produto se chama split de pagamentos, que é uma tecnologia que lança os valores no sistema de gestão financeira e programa os repasses automaticamente, de acordo com a regra estabelecida inicialmente.

3. Conciliação bancária

Conciliação bancária é a tarefa de conferir se as entradas e saídas que constam nos extratos bancários da empresa batem com o controle financeiro interno. Essa conferência é importante porque a receita obtida com meios de pagamento como cheques, boletos e cartão de crédito pode demorar a entrar na conta.

E para que o fluxo de caixa registre com correção as datas de cada movimentação, é preciso checar no extrato se a previsão realmente se confirmou. A partir daí, o gestor administra o capital de giro com maior segurança.

O problema é quando a conciliação bancária é feita de forma manual, com um colaborador conferindo no olho ou transcrevendo as informações do extrato para a planilha.

Isso acaba gerando dois problemas: a perda de tempo, com o desperdício de várias horas preciosas que poderiam ser gastas com outro tipo de trabalho, e a possibilidade enorme de o profissional encarregado cometer algum erro, desorganizando os controles financeiros.

Como automatizar a conciliação bancária?

Um método bastante difundido hoje é o uso de arquivos de remessa e retorno. A saber:

• Remessa: arquivo que o cliente envia ao realizar um pagamento, contendo instruções que são analisadas pelo sistema bancário;
• Retorno: após a análise, o banco envia um arquivo de volta para a imobiliária.

Muitos sistemas de gestão fazem a conciliação a partir da importação desses arquivos, que são disponibilizados no internet banking.

Mas existe um modelo ainda mais prático e 100% automático. As melhores plataformas do mercado já possuem serviços financeiros integrados ao sistema. Assim, quando realiza ou recebe um pagamento, a confirmação da saída ou entrada do caixa é automática.

4. Geração de relatórios e análise de métricas

Por fim, outro aspecto de grande importância para empresas de todas as áreas é a melhoria contínua de seus processos.

Isso demanda um outro processo: a análise de dados e cálculo de indicadores. Assim, os líderes podem criar metas e monitorar o desempenho do negócio.

Ainda há gestores que criam seus relatórios a partir de planilhas complexas no Excel, o que toma muitas horas de trabalho e nem sempre gera os resultados desejados.

Como automatizar a geração de relatórios?

Novamente, a solução é contar com uma plataforma de gestão. Dessa forma, você tem fácil acesso às principais métricas e indicadores do negócio e a possibilidade de gerar relatórios completos com poucos cliques, já que os melhores sistemas já trazem esses dados de forma clara e automatizada.

 

Embarque na transformação digital

Não desperdice a oportunidade de automatizar os processos da sua empresa. Assim, você terá uma equipe mais focada naquilo que realmente importa: a criação de estratégias para atender melhor os clientes.

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