Como um aplicativo pode ajudar na logística e gerenciar atividades em um evento

Por Júlia Vidigal Munhoz, analista de marketing e conteúdo da mobLee

Sabemos da importância dos aplicativos móveis no nosso dia a dia. Afinal, fazemos compras, registramos momentos especiais e lemos notícias com grande ajuda dos nossos celulares.

A nossa dependência em relação a eles nunca foi tão grande. Desenvolvedores e designers mobile estão cada vez mais experientes e qualificados. Consequentemente, a qualidade daquilo que produzem também aumenta progressivamente.

Em última instância, tudo isso torna os usuários mais atentos e críticos. Por isso, a qualidade da interface gráfica e das interações deixaram de ser um diferencial de certos aplicativos e se tornaram item absolutamente obrigatórios.

Os usuários já não admitem experiências confusas e problemáticas, por isso um aplicativo para eventos difícil de utilizar será uma aposta certeira no fracasso. Neste artigo, vamos mostrar como um aplicativo pode ajudar na logística e gerenciamento das atividades do seu evento.

Maior facilidade com os dados

O fato de boa parte de nossas interações rotineiras passarem, de alguma forma, pelo meio digital, tem resultado na produção de uma quantidade massiva e altamente diversificada de dados. Eles podem ser utilizados das mais diversas formas: facilitando nossas vidas ou, simplesmente, nos levando à compra de algo.

No mercado de eventos, nem todos os organizadores estão plenamente cientes de seu potencial, contudo, outros já começam abraçar os dados como meio para a atração de novos participantes e proposição de melhorias diversas no escopo do evento.

Hoje, os dados produzidos pelos aplicativos de eventos, podem possibilitar o melhor aproveitamento de dados em tempo real, facilitando ações e a melhora na experiência de seus participantes.

Nesse cenário, os aplicativos exercem papel essencial. A partir deles, é possível analisar e mensurar os interesses dos participantes, realizando ajustes finos ao longo do processo. Além disso, é possível verificar os dados em tempo real a partir da plataforma do app e montar a sua própria estratégia para melhorias a partir desse resultado, tomando ações mais assertivas, baseadas em números reais.

Atingir a expectativa dos participantes

Houve um tempo em que a adoção de aplicativos em eventos era, por vezes, motivada pelo simples desejo pela inovação, normalmente, sem a compreensão clara de seu potencial. Em seguida, esse processo passou a ser orientado por recursos disponíveis, visando a supressão de carências específicas.

Atualmente, muitos organizadores já enxergam os aplicativos como uma necessidade, partindo de uma demanda criada pelos próprios participantes. Em suma, as diferentes motivações apresentadas encaram os aplicativos como uma solução tática, ou seja, apenas um componente em uma estratégia maior. Um exemplo disso, foi o RD Summit que teve mais de 100% de adoção do aplicativo, ou seja, mais participantes baixaram o app do que foram de fato ao evento. Outro grande exemplo, foi o Wedding Brasil, que teve 98% de participantes satisfeitos com o aplicativo do evento.

Há algum tempo, no entanto, grandes empresas organizadoras de eventos já veem os aplicativos como uma solução estritamente estratégica, capaz de atrair mais participantes aos eventos, torná-los mais engajados e, sobretudo, produzir dados valiosos que serão compilados e utilizados como referência para as mais diversas tomadas de decisão ao longo de todo o processo de organização do evento.

Tornar o seu evento mais sustentável

Nos últimos tempos, a pressão pela adoção de medidas sustentáveis, assim como a crescente necessidade de redução de custos, têm resultado em certa diminuição no uso de materiais impressos em eventos. Mais do que isso, o mercado tem sofrido uma mudança de paradigma, com cada vez mais organizadores percebendo que, mais do que ecologicamente inadequado e caro, o uso de papel vem se tornando desnecessário.

Antes, o desejo pela eliminação do papel encontrava barreiras quanto a seleção de soluções que pudessem substituí-lo adequadamente, sobretudo na divulgação da programação do evento. Agora, os aplicativos já são uma solução para essa questão.  

Publicidade e redução de custos

Além disso, de acordo com dados da empresa de consultoria em marketing eMarketer, o investimento global em publicidade direcionada a dispositivos móveis deve alcançar o valor de 100 bilhões de dólares até 2017. Trata-se de um aumento expressivo, cerca de 400% superior ao valor registrado em 2013.

Os dados indicam que países como EUA e China devem absorver a maior parte dos investimentos, o Brasil, no entanto, também tende a ocupar uma posição de destaque, devendo receber cerca de 2,7 bilhões de dólares em publicidade mobile.

Todos esses dados corroboram para a indicação de que os investimentos em publicidade mobile devem superar os gastos com publicidade direcionada à web tradicional, ou seja, àquela orientada a computadores desktop e laptops.

Criar uma comunidade única para o seu evento

Eventos, por si só, são espaços propícios para a criação de comunidades, reunindo seus participantes em torno de interesses comuns. Se antes essas comunidades eram formadas apenas durante o próprio evento, agora, as mídias sociais e ferramentas de comunicação modernas permitem que isso aconteça desde cedo. Grupos no Facebook, WhatsApp e Slack reunindo futuros participantes do evento já são cada vez mais comuns. Nesses grupos, é praxe que todos cooperem ativamente.

Não há dúvidas de que esse seja um comportamento potencialmente benéfico para o evento, todavia, pode desviar o foco das informações oficiais reproduzidas pelos organizadores.

Por isso, a manutenção de um canal de comunicação oficial do evento, como o aplicativo, em um espaço que propicie a interação dos participantes, torna-se um poderoso hub de informações e comunicação. No evento JEWC, por exemplo, houve mais de 5.523 interações na timeline do app e mais de 4.800 usuários cadastrados.

Aproximar-se dos seus participantes

Um organizador de eventos ativo e próximo dos participantes, que soluciona suas dúvidas, ouve suas reclamações e está atento ao ânimo geral, certamente, causa as melhores impressões possíveis. Ainda que possa existir disposição e boa vontade, nem sempre essa tarefa é das mais fáceis, ou mesmo das mais viáveis.

Qualquer organizador sabe que o volume de trabalho ao longo de um evento tende a ser extenuante e, para que tudo permaneça ativo e operante, certas atividades devem ser priorizadas. Ainda que a lógica pressuponha que o cliente – ou, neste caso, o participante – deva sempre ser posicionado como prioridade, eventualmente, ouví-lo, de fato, pode ser relegado ao último plano.

Assim, há algum tempo os aplicativos para eventos vêm sendo utilizados como paliativo por organizadores, servindo bem a seu propósito como canal de comunicação em larga escala com os participantes.

Oferecer a segurança das informações

Com alguma frequência, ouvimos relatos sobre invasões digitais que resultam no roubo de informações pessoais de usuários dos mais diversos serviços. O problema é mais comum do que parece e, à medida que os dados vinculados a alguma conta se tornam mais sensíveis e valiosos, maior é o interesse de potenciais invasores. Mesmo que não ocorra qualquer invasão, também não é raro que certas empresas se apropriem de registros diversos de usuários, utilizando-os indiscriminadamente em listas de e-mail e afins.

Nesse contexto, os organizadores de eventos lidam com um número crescente de informações digitais armazenadas na nuvem e, naturalmente, é um dever prezar pelo armazenamento seguro e responsável. Na maioria das vezes, essa responsabilidade será repartida com seus fornecedores.

Por isso, é fundamental associar a organização do evento a empresas que apresentem protocolos de segurança reconhecidos por selos de certificação ou por outras empresas capazes de atestá-los.

Conclusão

Ficou claro que os aplicativos podem ajudar ainda mais no planejamento e na organização dos seus eventos, não é mesmo? E agora? Quer ficar por dentro das novidades e trazer ainda mais resultados para os seu evento? Dá uma passada lá no blog de eventos da mobLee e conheça soluções e tendências desse mercado! Também temos diversas ferramentas gratuitas para ajudar na organização do seu evento! 🙂