eSocial: sua administradora já está preparada?

Está chegando a hora. As administradoras de condomínios precisam ficar atentas ao prazo de envio das informações relativas aos seus trabalhadores ao eSocial (Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas), que passa a ser obrigatório a partir de 1 de julho de 2018.

Até o momento, apenas as empresas com faturamento anual maior que 78 milhões estavam enquadradas no calendário de implementação. Já essa segunda etapa contempla empresas privadas – incluindo as que estão enquadradas no Simples Nacional, Microempreendedor Individual (MEIs) e Pessoas Físicas que possuam empregados.

Calendário

O primeiro passo para a adequação será o envio da informação de cadastros de funcionários e seus respectivos vínculos com a empresa, como admissões, afastamentos e demissões, por exemplo.

Mas, é importante saber que todo o processo de implementação será gradual e seguirá dividido em fases, conforme o calendário:

Fase	Cronograma	O que precisa enviar
1	Julho/ 18	Apenas informações relativas às empresas: cadastros do empregador e tabelas.
2	Setembro/18	Envio de informações relativas aos trabalhadores e seus vínculos com as empresas (eventos não periódicos), como admissões, afastamentos e desligamentos.
3	Novembro/18	Torna-se obrigatório o envio das folhas de pagamento.
4	Janeiro/19	Substituição da GFIP (Guia de Informações à Previdência Social) e compensação cruzada.
5	Janeiro/19	Envio dos dados de segurança e saúde do trabalhador.

O que é o eSocial?

A proposta do eSocial é eliminar a redundância de informação junto aos canais do governo  e concentrar em um único sistema digital o total de 15 prestações de compromissos relacionados às áreas fiscais, trabalhistas e previdenciárias.

O novo procedimento substituirá o preenchimento e a entrega de formulários e declarações, atualmente feitos de forma separada a cada órgão. A ideia principal é evitar divergência de dados e simplificar processos para garantir o cumprimento de todas as obrigações e direitos na relação patronal.

É esperada também uma redução nos índices de sonegação fiscal, com a maior transparência no repasse dos dados para a administração federal.

Quais são as informações que estão unificadas no e-Social?

As 15 obrigações que estarão unificadas no sistema e-Social são:

• GFIP – Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social
• CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT
• RAIS – Relação Anual de Informações Sociais.
• LRE – Livro de Registro de Empregados
• CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho
• CD – Comunicação de Dispensa
• CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social
• PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
• DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte
• DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais
• QHT – Quadro de Horário de Trabalho
• MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais
• Folha de pagamento
• GRF – Guia de Recolhimento do FGTS
• GPS – Guia da Previdência Social

Como as administradoras de condomínios podem se enquadrar ao eSocial?

Todas as empresas já prestam aos respectivos órgãos do governo as informações que deverão ser lançadas no eSocial. A novidade é que a imputação desses dados, a partir de 1 de julho, deverá ser feita com um maior planejamento.

O processamento e quitação das obrigações habituais da empresa junto à administração federal ficará praticamente inviável, se ela não se adequar aos prazos do sistema.

Para isso, será necessário rever processos administrativos e contábeis para que as administradoras de condomínio estejam informadas sobre todas as rotinas referentes à administração de pessoal a tempo de realizarem os devidos lançamentos no sistema.

Todas as movimentações deverão ser comunicadas como admissão e demissão, férias, horas extras entre outras. O mesmo vale para os terceirizados, que deverão cuidar dos seus lançamentos.

Veja agora algumas orientações publicadas pelo Sindconet sobre como sua administradora pode se preparar melhor para as mudanças:

• Identificar os gargalos nos processos administrativos;
• Trabalhar em conjunto com os fornecedores e síndicos para criar fluxos simplificados para o acompanhamento das rotinas;
• Melhorar a circulação de informação junto às áreas de Recursos Humanos, Contábil e Jurídica;
• Acompanhar os prazos para a imputação de cada informação.

Para saber mais, acompanhe as movimentações no portal do e-Social.