Assinatura eletrônica e digitalização de documentos pela perspectiva dos cartórios

Até alguns anos atrás, a assinatura feita diretamente no papel era a única opção que existia. Com o avanço da tecnologia, outra opção mais prática e ágil surgiu: a assinatura eletrônica.

Esse tema foi abordado no Superlógica Next Live 2020, que contou com a participação de Robson Alvarenga, Presidente do Instituto dos Cartórios em São Paulo, e Fábio Rocha Pinto e Silva, Associado Sênior da Pinheiro Neto Advogados.

Quando surgiu a assinatura eletrônica?

Muitas vezes os documentos precisam ser assinados por mais de uma pessoa e antigamente a circulação do papel para colher a assinatura de cada um era muito grande. Em muitos casos, era necessário enviar o documento via Correios ou até avião somente para colher uma assinatura.

A criação da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras através da medida provisória 2.200-2 de 2001 foi o que viabilizou a emissão dos certificados digitais no Brasil. Com essa certificação, a assinatura eletrônica passou a ser possível e viável.

O ICP-Brasil é composto por autoridades certificadoras e uma autoridade gestora de políticas. As certificadoras podem emitir o certificado digital para quem precisar da assinatura eletrônica. O certificado digital comprova a identidade do signatário, além de garantir que o documento não será alterado. 

Quais são os tipos de assinatura eletrônica?

Antigamente existiam apenas dois tipos de assinatura eletrônica: simples e qualificada. Porém com a Medida Provisória nº 983 de 16 de junho de 2020 foi criada também a assinatura avançada. A MP tem o objetivo de desburocratizar processos para toda a população.

A Medida Provisória trouxe uma diferenciação entre as assinaturas eletrônicas não vinculadas ao ICP-Brasil, já que nem todas possuem uma regulamentação específica. Confira a diferença entre cada uma delas:

Assinatura simples

Qualquer assinatura eletrônica em que há a identificação de quem assina. Essa identificação pode acontecer através do preenchimento de um formulário, por exemplo. É bastante simples, mas não há segurança suficiente para saber se realmente é aquela pessoa que está assinando.

Assinatura avançada

Esse tipo de assinatura exige que haja uma comprovação de que quem assinou é realmente o signatário. A comprovação pode se dar através de biometria, código PIN ou qualquer outro tipo de tecnologia que possa comprovar que quem assina é o signatário.

Assinatura qualificada

Essa é a assinatura eletrônica emitida via IPC-Brasil. É importante salientar que nem toda assinatura digital é uma assinatura eletrônica. Para ser uma assinatura eletrônica, precisa necessariamente utilizar o certificado digital ICP-Brasil. 

A assinatura eletrônica é emitida através de um token que pode ser armazenado em mídia física ou na nuvem. O seu funcionamento acontece da seguinte forma: o token precisa estar conectado ao dispositivo e, no momento da assinatura, é necessário incluir também o PIN, que é uma outra forma de autenticação, uma senha que só o signatário tem acesso.

Todas as outras assinaturas podem ser usadas desde que aceitas por ambas as partes contratuais, mesmo não tendo a certificação do ICP-Brasil.

Os cartórios aceitam a assinatura eletrônica?

Segundo Robson Alvarenga, Presidente do Instituto dos Cartórios em São Paulo, todos os cartórios são obrigados a aceitar documentos assinados eletronicamente. Num primeiro momento, só eram aceitos documentos eletrônicos com a assinatura qualificada, ou seja, com a certificação ICP-Brasil. 

Posteriormente, por entender que o mercado não tem a obrigação (e muitas vezes, nem acesso) de assinar via ICP-Brasil, os cartórios começaram a aceitar também as assinaturas avançadas para documentos e títulos. A criação da Medida Provisória nº 983 foi o que possibilitou a flexibilização da aceitação de assinatura digital em cartórios.

As assinaturas simples possuem o empecilho de não ter nenhum tipo de autenticidade do signatário e para o registro público há a necessidade de alguma certificação de autenticidade e preservação da integridade do documento, por isso elas não podem ser utilizadas nesses casos.

Com a digitalização de documentos e a assinatura digital, o processo de assinatura tornou- se muito mais rápido. Atualmente há uma procura muito maior desse recurso nos cartórios, principalmente por conta da pandemia causada pelo COVID-19. 

Durante a pandemia, o número de documentos impressos entregues para registro nos cartórios diminuiu muito, enquanto que os documentos eletrônicos se tornaram cada vez mais comuns – o aumento foi de aproximadamente 350% em poucos meses.

Esse movimento causado pela pandemia e pelo distanciamento social fez com que as pessoas identificassem todas as vantagens do documento eletrônico e da assinatura digital, e a tendência é que seu uso seja cada vez mais frequente.

Desafios da segurança das assinaturas eletrônicas

O ICP-Brasil tem uma tecnologia de criptografia altamente segura e eficaz, mas no Brasil existem diversos problemas relacionados à falsificação de documentos que podem colocar em dúvida a total segurança do certificado digital. Isso porque o certificado digital pode ser emitido para alguém que está com o documento de outra pessoa.

Além disso, o titular do token emitido pelo certificado digital do ICP-Brasil não consegue visualizar um relatório de quais documentos foram assinados por ele, já que essa funcionalidade não está presente nesta tecnologia. Então se houver algum tipo de fraude e vários documentos forem assinados sem a permissão do titular, o mesmo não consegue ter acesso a um relatório que mostre esse delito.

Outro ponto importante a destacar é uma possível invasão de um hacker no computador do titular. Não há uma medida de segurança que impeça esse hacker de acessar o token e o PIN quando o titular estiver assinando algum documento. 

Mesmo com todos esses desafios, a assinatura eletrônica ainda é mais segura e confiável do que a assinatura em papel. A falsificação de assinaturas sempre foi um problema e com a assinatura eletrônica, a segurança é muito maior.

Superlógica Next

Essa conversa com Robson Alvarenga, Presidente do Instituto dos Cartórios em São Paulo, e Fábio Rocha Pinto e Silva, Associado Sênior da Pinheiro Neto Advogados continua no Superlógica Next Live 2020. Você pode assistir essa e outras palestras clicando no banner abaixo:

Confira os tópicos  que ainda serão abordados no decorrer do painel:

• Qual é a utilização mais adequada para cada tipo de assinatura digital?
• Adequações das exigências contratuais
• A assinatura em papel é menos segura que a assinatura digital?
• As possibilidades para as assinaturas de atas de assembleias ordinárias e extraordinárias dos condomínios
• O futuro das assinaturas em papel
• A MP 983 é válida para pessoas físicas e jurídicas?
• Qual assinatura digital a Superlógica utiliza?
• A segurança de plataformas como DocuSign

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios e Imobiliárias.