Por que sua administradora de condomínios está perdendo clientes?

Se você acha que sua administradora sofre com processos antigos, peca na busca por inovação, falta produtividade e tem dificuldade na precificação do serviço chegou a hora de mudar as coisas!

O que as administradoras precisam fazer para não perder clientes?

Observamos um grande desejo das administradoras em conquistar novos clientes e um esquecimento dos que já fazem parte da base. Às vezes, o problema é simples e pode ser resolvido de forma fácil.

Em outros casos, é uma grande mudança de cultura da empresa, um grande desafio.

Saber o motivo da perda de clientes é o primeiro passo para que sua administradora possa atuar e evitar que o problema continue crescendo. Por isso, separamos alguns desafios que administradoras estão enfrentando e como estes afetam os negócios.

1. Dificuldades no atendimento

No ranking do portal Reclame Aqui da categoria, o mau atendimento das administradoras está em segundo lugar e qualidade do serviço prestado em terceiro. Isso se deve à natureza das funções de mediar e resolver conflitos, gerir a parte financeira e apresentar soluções para os problemas dos condôminos e síndicos, de forma rápida. Como grande parte desses problemas carecem de um bom atendimento, o grau de satisfação dos usuários (tanto o síndico quanto os condôminos) é baixo.

Um jeito de melhorar o atendimento é personalizar, orientando e auxiliando no gerenciamento do condomínio. Visitas regulares, orientação sobre normas jurídicas pertinentes ao condomínio e canais de atendimentos são fundamentais no atendimento ao cliente desse ramo.

Outra maneira de melhorar o atendimento é facilitar o serviço para todos os envolvidos, de modo que possam acessar os dados de qualquer lugar e de forma simultânea, através de uma Área do Condômino online.

2. Falta de comunicação

Criar um canal aberto de comunicação com os moradores e o síndico é fundamental para manter a proximidade e transparecer confiança e segurança. O grande problema é que algumas administradoras não prezam pela gestão transparente, o que acaba limitando esse diálogo de forma saudável.

Para não perder clientes, recomendamos o envio de circulares e avisos de forma automatizada, se possível. Já existem diversas ferramentas no mercado capazes de facilitar o relacionamento com os condôminos, que inclusive permitem o envio de mensagens via aplicativo.

Otimizar sua comunicação enviando informações importantes, como período de reformas e novas regras do Condomínio, vai evitar mal entendidos e ruídos na comunicação. Essa antecipação também ajuda a diminuir a necessidade dos condôminos de contatar a administradora o tempo todo, o que, além de não ser um bom sinal, pode diminuir a produtividade dos colaboradores, que precisam parar suas atividades para disponibilizar informações que já poderiam ter sido enviadas de forma automatizada.

3. Dificuldade em precificar

É muito comum que uma administradora nova entre no mercado com um preço menor para ganhar mercado. O que não pode acontecer é que as administradoras que já estão no mercado há mais tempo levem em conta apenas o preço como vantagem competitiva. Há diversos modos de competir com essa concorrência um pouco desleal, como precificar os serviços prestados para cada condomínio.

Ao criar planos personalizados, é possível continuar competitivo, oferecendo orçamentos adequados para diversos tipos de condomínios.

4. Processos antigos

Administrar um condomínio pequeno até pode ser possível sem automação, mas quando estamos falando de milhares de arquivos referentes a transações, boletos, comunicados, autorizações, comprovantes, a informatização do processo é fundamental.

Otimizar a rotina da administradora de condomínios, com processos automatizados, agiliza tarefas diárias e evita os seguintes problemas:

• Demora na emissão da segunda via de boletos

Disponibilidade de segundas via de boleto online reduz as solicitações diretas à operadora e dá autonomia ao condômino. Isso também evita problemas para pagar contas de condomínio atrasadas, já que é preciso emitir um novo boleto.

• Falta de transparência

Oferecer uma área de documentos online facilita o envio e consulta de Atas de Reunião, Convenção ou documentos de prestação de contas de seu Condomínio para a consulta dos condôminos. Essa transparência na gestão passa uma imagem de credibilidade da empresa e gera uma relação de confiança entre as partes envolvidas.

• Cobrança indevida

O problema da cobrança indevida está em primeiro lugar no ranking do Reclame Aqui. Seja a cobrança indevida de juros ou de condomínio, ninguém gosta de saber que está pagando por algo que não deveria. Alie isso à demora para estornar valores e fica fácil entender por que este problema pode afetar a imagem de uma administradora de condomínios. O jeito é automatizar suas cobranças, simplificando o processo de arrecadação e rateios e utilizando relatórios inteligentes.

Além dos benefícios do aumento da produtividade e redução de erros, a tecnologia e modernização da gestão permitem que a empresa gere relatórios rápidos e seguros sobre cada processo.

Se você deseja otimizar seus processos e reduzir os custos da sua administradora, contratar um sistema de gestão moderno e eficaz é uma excelente alternativa.

Identificou algum dos problemas abordados na sua administradora? Comente!