Onboarding remoto: recebendo funcionários à distância

Uma cultura colaborativa forte e inspiradora é fundamental para qualquer negócio. Não é algo simples de se criar ou manter. Mas, com estudo, metodologia e engajamento é possível desenvolver um ambiente que represente os valores e propósito da empresa.

Uma das grandes dores do crescimento em um negócio é, justamente, a propagação da cultura. Conforme o número de colaboradores aumenta, consequentemente, é necessário encontrar formas de multiplicar em escala esses comportamentos e ideais.

Sabemos hoje que o processo mais importante para escalar a cultura da empresa é a integração do novo membro com diretrizes muito bem definidas. Esse é o processo de onboarding, ou seja, o “embarque” do indivíduo na sua empresa. Quando bem realizado, o novo colaborador entrega resultados consistentes mais rápido.

Fazendo-o à distância, alguns procedimentos são acrescentados ou alterados, mas, por essência, o novo colaborador deve sair desse processo de introdução à empresa ciente de todas as informações relevantes, tais como:

• Valores;
• Propósitos;
• Códigos de conduta;
• Políticas internas; procedimentos essenciais;
• O que ele precisa entregar de resultado;
• As métricas do negócio;
• A estratégia do negócio para o ano;
• Como são medidos os resultados dos times;
• Conhecimento sobre todos os acessos necessários.

Atente que, no onboarding, não basta apresentar o contexto geral ou prover cursos e leituras ao novo colaborador. É necessário simular a aplicação real destes conceitos, já que nos times a performance pode ser afetada por deficiências não tratadas adequadamente no processo de integração.

Há ainda os onboardings das equipes. Neles, os próprios membros dos times se apresentam tanto tecnicamente – sobre suas responsabilidades e ferramentas utilizadas – quanto pessoalmente, para facilitar a chegada no do novo companheiro.

Continue lendo este artigo e descubra como a Superlógica manteve as contratações, integrações e nossa cultura funcionando, mesmo trabalhando remotamente!

Você verá neste artigo

1. A cultura na Superlógica
2. Recrutamento e Seleção
3. Onboarding: aculturar é tão importante quanto contratar

A cultura na Superlógica

Na Superlógica, nosso maior ativo intangível é a nossa cultura organizacional. Toda empresa possui uma, mas nem todas têm consciência dela e a utilizam de forma estratégica. 

A partir de 2013, percebemos a relevância desse aspecto e começamos o investimento neste ativo. Mudamos nossa forma de trabalhar, combatendo burocracias, acelerando o desenvolvimento de produtos e construindo um time unido e engajado pela crença de que “só o empreendedorismo pode salvar o mundo”. 

O propósito da empresa, então, foi reformulado, para dar ordem de grandeza e inspirar pessoas e mercados: Transformando o mundo através do empreendedorismo.

Uma cultura palpável e inspiradora para nossos colaboradores proporciona o ambiente e a mentalidade adequados para os melhores resultados. Essa é a base do processo de transformação de uma empresa inovadora.

Não por coincidência, o crescimento anual que era de 35%, passou a ser 100% ao ano, nos últimos 5 anos. E não paramos de crescer! Em 2020 anunciamos o investimento de 300 milhões de reais feito pelo fundo norte-americano Warburg Pincus LLC, para promover uma grande mudança nos mercados em que atuamos!

Recrutamento e seleção: a família continua crescendo

Um processo de muitas empresas que foi profundamente afetado na mudança para o trabalho remoto foi o de recrutamento e seleção.. 

A tecnologia já fazia parte mais ativa no recrutamento de talentos. Plataformas de distribuição de vagas, people analytics e análises comportamentais já faziam parte do escopo da Superlógica. E, mesmo se observarmos as PMEs, que não contam com essas ferramentas, grande parte do procedimento já acontecia em ambiente virtual, como a divulgação de vagas em redes sociais.

Porém, a digitalização total ainda não ocorria. Vigorava uma noção de que a tratativa presencial era necessária para etapas mais avançadas de seleção. 

Com a pandemia, entretanto, quem não congelou contratações precisou implementar novos métodos. Além disso, ainda é preciso considerar uma série de outras competências e habilidades que sejam compatíveis com um teletrabalho eficiente.

O recrutamento na Superlógica

No caso da Superlógica, a pandemia não interrompeu as contratações. Foram 29 desde o início do home office. O recrutamento e seleção, que já era otimizado e orientado por metodologias, passou a confiar mais ainda em suas ferramentas.

Assim, definimos o processo de recrutamento e seleção em três fase: 

1. Divulgação das vagas nos portais online; 
2. Aplicação de testes online para identificar as habilidades/perfil;
3. Realização de entrevistas online com base em competência.

Para que todos eles funcionassem perfeitamente, ainda praticamos duas pré-considerações essenciais.

A matriz de responsabilidades e competências

A primeira, foi a elaboração de matrizes de responsabilidades e competências. Através desse método será possível mapear os seus colaboradores atuais e direcionar as suas buscas pelo integrante de uma forma que cubra as lacunas existentes atualmente.

Confira o exemplo abaixo:

Macro competências comportamentais 

A segunda foi a identificação das macro competências comportamentais que serão necessárias para a realização das atividades no novo contexto. São elas:

• Liderança;
• Foco no resultado;
• Relacionamento interpessoal;
• Protagonismo.

Estas novas características podem ser medidas na entrevista de seleção através de perguntas comportamentais específicas e uso de metodologias como um instrumento de avaliação de perfil comportamental, por exemplo DISC. 

Após o ingresso do novo colaborador na empresa pode-se obter evidências da adaptação do profissional à posição ocupada através da evolução e dos comportamentos dele na execução do plano onboarding, bem como dos resultados atingidos e autonomia na execução.

Onboarding: aculturar é tão importante quanto contratar

O passo seguinte é incluir o candidato aprovado no fluxo de onboarding. Nós o separamos em quatro fases para obter uma maior taxa de sucesso:

Onboarding do novo colaborador
Fase 1	Envio da carta oferta com a aprovação e as especificações acordadas da vaga (salário, benefícios, período de experiência, data de início e responsabilidades) via portal ou e-mail;
	Agendamento online exame médico;
	Envio de e-mail de boas vindas alguns dias antes da data de início, contendo: Instruções de login e acesso às contas e ferramentas; Instruções sobre o onboarding; Link de acesso ao programa de integração (reunião online de boas vindas); Contatos-chave, como líder, equipe de RH e colega de apoio; Cartilha com valores e pilares da cultura, visão e políticas da empresa; Detalhes importantes sobre o primeiro dia, como horários e primeiras reuniões; Explicação dos termos do contrato e responsabilidade do equipamentos.
	Envio dos equipamentos e materiais de escritório (celular/tablet, notebook, impressora, cadeira, escrivaninha, etc.).
Fase 2	Reunião de boas-vindas com o líder para apresentação das áreas, objetivos, sistemas e instruções iniciais da lista de entregáveis e cronograma do onboarding, além de esclarecimento de dúvidas (online).
Fase 3	Apresentação do novo colaborador a todas as equipes;
	Reunião de check-in com líder e 1:1 semanais;
	Parabenização e reconhecimento pelas tarefas concluídas e pelos objetivos alcançados.
Fase 4	Onboarding de Cultura e Metas;
	Acompanhamento e análise do engajamento e satisfação do colaborador;
	Envio e análise da avaliação de desempenho, do onboarding e feedback com aprendizados;
	Avaliação Periodo de Experiencia.

Onboarding dos times

Além do onboarding de ingresso na Superlógica, cada time também possui seu processo particular. Eles servem tanto para ensinar o uso de ferramentas, alinhar expectativas e delimitar metas, quanto para acomodar o novo integrante na nova equipe.

Por exemplo, no time do BPO administrativo da Superlógica, além dos ensinamentos técnicos, há uma imersão nos propósitos e objetivos do time. Mesmo à distância, eles não se poupam esforços para receber bem os novos colaboradores, como nessas boas vindas:

Preciso seguir todos os passos e dicas para obter sucesso?

A Superlógica é uma empresa de tecnologia com mais de 350 funcionários. Naturalmente, precisamos delimitar uma série de procedimentos para que todos os recém-chegados tenham uma boa experiência na adaptação à nova rotina. 

Também, contamos com uma série de ferramentas para acompanhar esses processos. Para PMEs e empresas familiares, com números substancialmente menores de funcionários, algumas coisas podem não ser necessárias. 

O guia acima, de recrutamento, seleção e onboarding, é um relato de caso. Ou seja, uma série de práticas, que podem auxiliar suas atividades de forma remota e ser adaptadas para sua própria cultura.

O detalhe é: há um modelo de trabalho entrando em evidência e que, certamente, também é uma oportunidade para você. E para obter sucesso nele, é necessário estruturá-lo desde a base, com a introdução estratégica e bem formulada de novos membros na sua empresa.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.