Gestão financeira para imobiliárias: 5 passos para melhorá-la

Na era das transformações digitais, adequar as empresas com as novas tecnologias do mercado é muito mais do que um capricho.  Trata-se de uma necessidade para quem deseja manter-se forte e competitivo no ramo. Quando falamos sobre gestão financeira para imobiliárias, os cuidados são os mesmos, estar atento às mudanças e atualizar-se com frequência. 

Só assim, será possível atender os consumidores mais exigentes e antenados. 

Estamos falando dos millennials, uma geração hiperconectada e voraz por facilidades. Querendo ou não, eles acabam colocando todos aqueles que não se adaptam às transformações do mercado, em uma patamar inferior, principalmente, quando o assunto é qualidade dos serviços prestados. 

Por isso, para sobreviver com sucesso no ramo, sua imobiliária pode, e deve, estar receptiva aos serviços tecnológicos. Isso quer dizer abandonar, de vez, os processos engessados e ultrapassados.

Então, que tal começar pela área de gestão financeira? Neste artigo, nós ensinamos como fazer e por onde começar. Boa leitura! 

Deixe as práticas do passado no passado

Já entramos na terceira década do século 21. A esta altura, realizar atividades manuais em uma empresa deveria ser algo de um passado bem distante. 

Isso porque o processo manual está sujeito a falhas e erros que podem causar prejuízos irreversíveis ao seu negócio. Entenda melhor:

• A equipe fica sobrecarregada

Com o excesso de trabalhos, que poderiam facilmente serem feitos de forma digital, a equipe acaba acumulando funções. Consequentemente, o rendimento e a produtividade serão menores, e os prazos para entrega de serviços serão maiores. 

• Risco de perder dados e informações que não estejam digitalizadas

Todos os dados de clientes, locatários, imóveis, entre outras informações, correm o risco de serem perdidos, caso não estejam devidamente armazenados dentro de um sistema digital seguro. 

Afinal, hoje em dia, os ataques cibernéticos estão cada vez mais constantes. Só no segundo semestre de 2020, por exemplo, o Brasil sofreu mais de 15 bilhões de tentativas, de acordo com um levantamento feito pela Fortinet, empresa de segurança cibernética. 

Além disso, a LPGD já está valendo. Portanto, manter os dados e arquivos protegidos será uma de suas maiores missões. 

• Maior custo

Os serviços manuais exigem um local para armazenar arquivos e guardar materiais, fora a carga horária da equipe que aumenta com esse ritmo de trabalho. Tudo isso gera custo para a imobiliária.

• Burocratização de processos

Faturamento de cobranças com aluguéis, emissão de boletos, envio para os Correios, baixa de aluguéis, controle de inadimplência, repasse de aluguel aos proprietários, acompanhamento do seguro de imóveis, gestão de imóveis vagos…. 

Ufa! São muitos processos que envolvem a parte financeira de uma imobiliária. Já pensou quanto tempo iria economizar com tudo isso sendo feito por uma plataforma inteligente e moderna? 

Sem falar na declaração da DIMOB, que precisa ser entregue na data correta e sem erros.

Uma imobiliária moderna é feita de processos modernos

A transformação digital está revolucionando o mercado empresarial. Isso só é possível graças às ferramentas de automação presentes nos ERP’s – Sistema Integrado de Gestão Empresarial.  

Esses sistemas são soluções digitais, como softwares internos de gestão e ferramentas de marketing digital, que modernizam o trabalho, garantindo, assim, mais segurança, praticidade e economia.  Assim, podem substituir os processos manuais sem problemas. 

As imobiliárias, no entanto, são conhecidas como um nicho mais tradicional e resistente às mudanças. Por isso, aquelas que estão dispostas a adotar a tecnologia como aliada, sem dúvidas, conquistarão mais espaço e preferência. 

A principal proposta das ERP´s para esse nicho, portanto,  é centralizar a execução e o controle de toda a gestão da imobiliária em um único lugar. Desde a gestão dos contratos de locação e venda, até a administração do setor financeiro e controle de cadastros.

ERP X Desktop

A maior diferença, entre o ERP e o Desktop,  é que enquanto o primeiro irá se manter sempre prático e atualizado, o outro torna-se mais obsoleto com o passar do tempo. 

Isso porque as informações no desktop ficam concentradas em máquinas. Para compartilhar esses dados entre os times, é preciso investir em um servidor interno e, consequentemente, isso gera mais um gasto.

Fora esse custo, existem os gastos com licenças ativas, com segurança das máquinas e o risco de perder arquivos de suma importância, caso o servidor apresente algum problema ou a máquina seja contaminada por algum vírus.

São esses riscos que tornam o desktop e os processos manuais tão ultrapassados, quando comparados aos atuais sistemas de gestão empresarial.

Conheça outros benefícios do ERP para imobiliárias:

• Ameniza possíveis erros humanos, tão recorrentes em processos manuais;
• Aumenta a motivação e produtividade da equipe;
• Facilita o home office, já que os dados e arquivos ficam salvos em um sistema em nuvem; 
• As edições, feitas por um usuário, são atualizadas em tempo real;
• Permite que os colaboradores acessem os arquivos de qualquer lugar;
• As informações ficam protegidas por camadas de chaves de segurança, evitando roubo e perda de dados;
• As atualizações de recursos são diárias e automáticas; 
• Processos automatizados, com o mínimo de intervenção humana possível, garantindo que a equipe foque naquilo que realmente importa;
• Permite a integração do sistema com outras tecnologias, como CRM, aplicativos para proprietários e locatários, entre outros;
• Agilidade na gestão financeira, com cobrança automática de locatários, régua de cobrança, baixa automática de boletos, geração de arquivo automático de DIMOB, módulo de vistorias, menu de inadimplência, entre outras facilidades.

Os 5 passos para modernizar a gestão financeira da sua imobiliária

Antes de contratar um ERP para sua imobiliária, atente-se a esses passos: 

1)      Automatize os processos e reduza custos

Transfira todos os processos, citados no item anterior, para um ERP e garanta, assim, mais segurança e agilidade para executar suas demandas. 

2)      Otimize o trabalho das equipes

Treine a equipe para usar a nova plataforma de gestão e, consequentemente, minimizar erros e aumentar a produtividade.

3)      Centralize as informações em uma única plataforma

Com a equipe treinada e as informações inteiramente migradas para o ERP, você poderá abandonar de vez os antigos processos manuais.

4)      Estreite o relacionamento com os clientes

Toda aquela atenção que a equipe não conseguia dar ao cliente, por estar sobrecarregada, precisa ser retomada o quanto antes. 

Portanto, revise todas as solicitações que foram abertas por proprietários e locatários, converse com os clientes após a locação de um imóvel, procure entender quais são as dores deles, entre outros afazeres. Só assim, será possível lidar com as adversidades da melhor forma possível. 

5)      Monitore e mantenha-se atualizado

Os ERPs são atualizados diariamente de forma automática. Por isso, procure entender mais sobre essas mudanças que o mercado imobiliário tem enfrentado. Mantenha-se atualizado e antenado, assim sua imobiliária estará sempre no topo. 

Gostou das nossas dicas? Para que entenda ainda mais sobre o assunto, baixe o nosso “Guia do Sistema para Imobiliária: porque o ERP é a chave para o seu sucesso”. É só clicar aqui.

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