Os 8 maiores desafios e gargalos do trabalho remoto (e como superá-los)
Por: Grupo Superlógica10 Minutos de leituraEm 10/09/2020Atualizado em 16/03/2022
Poder desempenhar suas atividades profissionais de qualquer lugar é um tema em alta. Há uma série de vantagens para empresas e seus colaboradores, mas é importante que processos e metodologias estejam alinhados. O que pouco se fala, no entanto, é sobre os maiores desafios do trabalho remoto.
Não entenda errado, não se trata de desprovar a eficácia desse modelo. Uma das coisas que o período de distanciamento social, por conta da pandemia da COVID-19, nos trouxe é uma massa relevante de dados que comprovou os ganhos de produtividade.
Porém, para alcançar esse status de eficiência tão bom quanto (ou até melhor) que o presencial, é preciso fazer tudo do jeito certo. E para isso, um bom ponto de partida pode ser identificando os principais desafios impostos na migração ao teletrabalho.
A Superlógica passou com sucesso suas operações para o home office, em março de 2020. Nesse período, identificamos as oportunidades que poderiam ser compartilhadas com o mercado e nossos clientes.
Para orientá-los, listamos os 8 maiores desafios do trabalho remoto e as maneiras como sua empresa pode superá-los. As dicas vão desde como as empresas precisam se adaptar, quanto as mudanças de hábitos necessárias para melhorar a experiência dos colaboradores
Confira!
Você verá neste artigo:
Quais são os principais desafios do trabalho remoto (e como superá-los)?
Os desafios e gargalos do trabalho remoto estão diretamente ligados aos efeitos positivos que ele pode oferecer. Superá-los, então, não é apenas uma correção de processos, mas um caminho para o sucesso desse modelo.
Também, não existe apenas uma maneira de aplicar as mudanças. Em grande parte, a empresa precisa identificar suas particularidades para encontrar para pesquisar e estudar os métodos corretos para sua realidade.
No entanto, os desafios da transição são, praticamente, os mesmos para a maioria dos negócios. Algumas podem já ter um nível maior de digitalização no começo ou estar num estágio mais avançado de organização, mas os oito desafios abaixo afetam todos de alguma maneira, em proporções diferentes.
Veja abaixo quais são eles!
1) Tecnologias desatualizadas
Equipamentos adequados, softwares em nuvem e tecnologias atualizadas são um conjunto de sinônimos com o trabalho remoto. Sem esses recursos é impossível emular tarefas básicas praticadas no presencial.
No caso dos equipamentos, por exemplo, os tradicionais hardwares com CPUs, monitores, teclados e vários fios são um empecilho.
Imagine que o colaborador precise eventualmente trabalhar em um lugar diferente de sua casa (voltando ao escritório, na casa de um colega, num coworking…). Com essa série de equipamentos o transporte será muito mais difícil.
Além disso, as soluções utilizadas pela empresa também podem representar barreiras. Por exemplo, em caso de defeito na máquina atual, será necessário passar, novamente, pelo processo de instalação e migração dos dados para o novo hardware.
Solução
No caso dos programas e aplicativos, a resposta foi dada acima: a nuvem. Essas soluções hospedadas em servidores com possibilidade de acessar de qualquer lugar pelo navegador, bastando login e senha (e confirmação em duas etapas para preservar a segurança) são essenciais para a transição.
Na Superlógica, basicamente, não utilizamos programas instalados no computador. A gestão financeira é feita nos próprios sistemas que desenvolvemos para administradoras de condomínios, imobiliárias e empresas de SaaS e assinaturas,
As demais tarefas também são feitas na nuvem, como videoconferências, chats, gestão de projetos, compartilhamento de arquivos e muito mais!
Além de resolver o problema, migrando de processos e tarefas para o ambiente virtual, a maioria dessas tecnologias é cobrada de forma recorrente. Ou seja, o custo total é diluído nas mensalidades e assinaturas.
Também, o ideal para evitar problemas com locomoção de equipamentos é o uso de notebooks. Assim, o colaborador poderá trabalhar de onde quiser, ou precisar.
2) Comunicação ruim entre os times
Uma boa comunicação é fundamental para o trabalho remoto funcionar. Fora de um ambiente no qual é possível ir até a mesa do indivíduo para tirar dúvidas, o repasse de informações pode ter muitos atritos.
O contato entre diferentes departamentos pode ser o mais prejudicado pela falta de alinhamento. Afinal, dependendo do tamanho da empresa, já no ambiente presencial eles tinham pouca proximidade.
Nessa transição, muitos podem tentar optar por meios já consolidados como o e-mail ou o WhatsApp. No entanto, eles não são o ideal. No primeiro, é comum perder mensagens entre newsletters e contatos comerciais. Já no segundo, há problemas relacionados à segurança dos conteúdos e a inefetividade de misturar canais de conversa pessoais e profissionais.
Mas, acima de tudo, o maior desafio é sobre a metodologia. A melhor aplicação do processo comunicacional para o teletrabalho é acostumar o time com os diferentes tempos de resposta. Suas mensagens nem sempre serão lidas imediatamente após enviadas (e muito menos replicadas).
Solução
Esse último fator citado é o principal a ser resolvido. No trabalho remoto, há um processo ideal que atende às necessidades do repasse e solicitação por informações: a comunicação assíncrona.
Ela já é extremamente útil no escritório, mas nas execuções à distância é fundamental. Nesse modelo, preza-se pela resposta imediata apenas às mensagens e projetos prioritários. Caso contrário, o funcionário pode perder muito tempo expediente apenas lendo e replicando elas.
Parte desses processo de adaptação é exercitar a empatia entre os colaboradores. Se o contato não foi atendido no momento exato da solicitação, o primeiro exercício é assumir que o colega está ocupado com uma tarefa mais importante ou com algum obstáculo que o impediu.
Também, a objetividade é uma peça importante da comunicação assíncrona. O famoso “Bom dia, tudo bem?” não funciona, pois apenas atrasa os processos. Por isso, já deixe claro logo na primeira mensagem sobre tudo o que precisa, da maneira mais direta possível.
Finalmente, sobre as ferramentas, existem diversas opções de para comunicação corporativa, intranet e gestão de projetos.Trello, Rocket.Chat, Microsoft Teams ou até o Discord (que originalmente era usado para jogos online) são opções para se pesquisar de acordo com suas necessidades.
3) Funcionários trabalhando demais
Os dois problemas anteriores têm uma natureza mais técnica e são facilmente resolvidos com a adequação tecnológica. A partir de agora você verá desafios funcionais, que podem estar afetando, principalmente, os seus colaboradores.
O primeiro é em relação ao volume de trabalho. Enquanto gestores que se opõe ao modelo remoto temem sobre seus funcionários relaxarem, o que ocorre, na verdade, é o contrário.
Por estarem em casa ou em outro espaço, misturando ambientes que comumente são de lazer e descanso com o profissional, algumas pessoas podem exercer mais horas contínuas do que deveriam, ou até trabalhar até tarde da noite.
E isso vale para qualquer área! Não há uma única função dentro de uma empresa na qual as tarefas acabam. Sempre haverá algo a mais para fazer se você ligar o computador novamente em outro horário.
A ausência da distinção entre horários de atividade e os que deveria estar descansando pode trazer malefícios aos indivíduos. Estresse, cansaço, má alimentação, insônia, entre outros, são alguns dos sintomas que podem se manifestar.
Solução
A saturação das horas de trabalho não é algo que seus colaboradores compartilharão com naturalidade. Dificilmente isso virá à tona organicamente.
Assim, é papel da empresa ser ativo no combate a essa prática. E isso não se faz com um monitoramento minucioso sobre os expedientes. A abordagem ideal é através da educação e indicação de boas práticas.
Por exemplo, é importante lembrá-los da tirar alguns minutos de pausa durante o dia. Estimule que ele o faça da mesma maneira que se levantaria de seu posto para pegar água ou café, e parar no caminho para conversar com um colega.
Também, para evitar as horas a mais desnecessárias é importante criar marcos na agenda para pontuar o encerramento das atividades.
Uma dica é estabelecer uma rotina breve, mas com horários específicos, que motive essa delimitação. Sugira que os colaboradores marquem isso em suas próprias agendas, como a leitura de um livro, a prática de exercícios ou a realização de um curso.
4) Interrupções no ambiente de trabalho
Interrupções não são uma particularidade do trabalho remoto, no presencial elas também ocorrem, mas podemos considerá-las contornáveis.
Especialmente para quem opta por trabalhar em casa, algumas distrações são inevitáveis. Filhos, animais de estimação e barulhos da rua ou de vizinhos podem atrapalhar a continuidade das tarefas.
A recomendação comum é separar-se do resto dos habitantes, criando uma estação de trabalho onde você possa se concentrar. Porém, às vezes isso não é o suficiente, crianças pequena, por exemplo, podem ter dificuldades entender tal necessidade de isolamento.
Veja abaixo um dos exemplos mais famosos de interrupção:
Solução
O primeiro passo para lidar com esse desafio é semelhante ao relacionado com a comunicação assíncrona: empatia. Os colaboradores precisam entender que a qualquer momento seus colegas podem ser interrompidos em uma videoconferência ou troca de mensagens.
Agora, para resolver as coisas em casa, existem algumas medidas. A primeira é conversar com os disruptores, fazer acordo e criar sinais para que entendam a importância de estar focado naquele momento. Por exemplo, vocês podem combinar um sinal para que todos saibam quando está em uma reunião ou chamada importante.
5) Priorização de tarefas
Entender quais são as prioridades não se aplica apenas às respostas de mensagens. O próprio colaborador também precisa ter a capacidade de autogerir suas demandas.
Sem a supervisão constante de um líder ou gestor sobre as suas tarefas, é importantíssimo saber discernir sobre o que precisa ser feito imediatamente e o que pode deixar para depois.
O trabalhador em regime remoto pode ter dificuldades com essa noção no início do regime remoto. O expediente mais flexível e a organização das horas sendo mais livres impõe o desafio de se concentrar em seus to-dos (em português, “a fazer”).
Além disso, existem diversas distrações aos objetivos gerais das suas tarefas. Assistir a vídeos engraçados no YouTube, passar mais tempo nas redes sociais ou dar atenção ao seu pet são algumas tentações de trabalhar em casa
Solução
A primeira dica para superar esse desafio é se planejar. Pode parecer óbvio, mas uma delimitação da quantidade e ordem de importância das suas atividades do dia é um excelente começo.
Comece o dia “matando” a demanda mais importante ou mais complicada do dia. É claro que algo urgente pode surgir no decorrer do dia, mas isso não deve ser uma desculpa para ignorar a autogestão.
Um bom trabalhador remoto precisa ter uma atitude empreendedora. Isso significa ter a capacidade de distinguir entre as ações de mais impacto para o crescimento do negócio e que o resto dos membros do seu time precisam ter feitas para continuar suas próprias tarefas com eficiência.
Uma dica final é organizar-se de acordo com a sua energia, e não com seu tempo. Com o passar do dia, naturalmente, você sentirá mais cansaço e perderá foco. Não se trata de uma deficiência nas habilidades, mas sim algo em comum entre todos nós, independente do cargo.
Por isso, não adianta deixar a tarefa mais importante para o final do dia, quando sua mente já está desejando pelo horário de descanso. Deixe o que for mais crítico para os momentos em que estiver mais focado.
E, se durante o dia, perceber que sua atenção já está dispersando, faça uma pausa de 15 minutos. Esse pequeno ato pode ser o bastante para dar um reboot no cérebro e reativar objetivos, como aponta um estudo publicado em 2011 no Cognition, um jornal científico internacional sobre Ciência Cognitiva.
6) Desenvolvimento de maus hábitos para saúde
Mais do que um desafio, podemos considerar esse fator um risco. Principalmente para quem trabalha em casa, não é difícil desenvolver hábitos sedentários.
Com isso, práticas nocivas à saúde, em longo prazo, começam a se manifestar. Por exemplo, com a geladeira favoritos a poucos metros de distância, é comum ceder à tentação e ao estresse do dia a dia indo atrás dos seus petiscos favoritos.
Em contrapartida, a imersão no trabalho também pode fazê-lo desregular os horários da alimentação. Sem as delimitações do horário e a concentração em uma atividade pode fazê-lo até se esquecer que está na hora de almoçar.
Além disso, há problemas de ergonomia, má postura, esquecer de se alongar ou levantar da cadeira durante o dia. Ainda, no caso dos fumantes, sem as delimitações que o escritório oferecia, o consumo de cigarros pode aumentar ao criar o hábito de usá-los na frente do computador, enquanto trabalham.
Solução
O planejamento dos horários já é uma boa maneira de mitigar esses maus-hábitos, mas ainda existem algumas outras boas práticas. Não existe uma pílula mágica que o fará eliminá-los, mas pode-se treinar sua mente e costumes para deixá-lo mais atento.
Primeiramente, levante-se de sua cadeira com mais regularidade. Facilmente perdemos a noção sobre nossa postura durante o dia. Se cadeiras e mesas não estiverem reguladas em uma altura e ângulo confortáveis é muito provável que em algum momento do dia você estará com uma postura irregular – o que pode causar lesões no futuro.
Também, agende pausas para se alongar e fazer exercícios. Isso é algo que já precisava ser feito no escritório, mas com a migração para o trabalho remoto é comum se esquecer de sua importância.
Importante: mesmo se estiver trabalhando de algum lugar diferente de casa, não deixe de fazê-los por vergonha daqueles ao seu redor. Sua saúde é mais importante do que cultivar uma imagem!
Se não sabe por onde começar, veja esse vídeo do Hospital Israelita Albert Einstein. Ele ensina uma série de alongamentos e exercícios para fazer atrás de sua mesa:
7) Solidão e ausência de interações sociais
Saúde mental é algo sério e também deve estar no escopo de preocupação das empresas (e não apenas dos funcionários). Não é uma questão de produtividade, mas sim de preocupação genuína com o bem-estar dos seus colaboradores.
Uma das consequências da transição para o trabalho remoto é a perda do contato humano. Por mais que tentemos simular e replicar situações do escritório físico, existe o ambiente digital não consegue substituir a sensibilidade de estar próximo de seus colegas.
Para quem mora sozinho, ainda, a situação pode ser ainda mais difícil. Afinal, não há familiares para suprir tal necessidade no dia a dia.
Ainda, a diferença entre os horários de disponibilidade de cada um pode diferir, dificultando contatos diretos por voz ou videochamadas.
Solução
Durante a execução de suas diversas tarefas, raramente os colaboradores se atentam que precisam dessas pausas sociais. Por isso, é papel da empresa estimulá-los a não se exaurir de tal forma.
Recomende que os times tenham pausas sociais nas agendas para conversar entre si sobre diversos assuntos. Também, criar comunidades com base nos interesses pode motivar o fortalecimento de laços e criação de novas amizades na empresa.
Por exemplo, faça uma pesquisa interna ou um simples post na plataforma de comunicação institucional para identificar os gostos. Com base nas respostas, crie salas de conversa nas quais as pessoas possam compartilhar seus interesses em comum com os demais.
A adoção de um modelo híbrido também é uma boa solução. Por mais que ele não o ideal para um período de pandemia, como o de coronavírus, nas condições ideais ele pode ser executado.
Dessa forma, terá a intercalação entre o que cada modelo tem a oferecer de melhor: a produtividade e concentração do remoto, e o contato humano do presencial.
8) Não conhecer as leis
Por fim, voltamos ao contexto da gestão das empresas. Aplicar uma mudança no regime de trabalho não é algo simples. Existem várias questões de logística, metodologias, tecnologias e mudança de costumes, como citamos acima.
No entanto, há um fator primordial que nunca deve fugir da atenção dos empreendedores: as questões legais! Deve-se ter atenção, sobretudo, às leis trabalhistas, que podem implicar em denúncias e ações judiciais no futuro.
Assim, da mesma maneira que há uma série de procedimentos para se prestar atenção em um contratação presencial, o modelo à distância também exige estudo e aplicação.
Solução
A lei que adicionou o teletrabalho na Consolidação das Leis de Trabalho (CLT) no Brasil foi a 13.467/2017. No entanto, ainda existem muitos detalhes os quais ela não aborda, ou seja, é um trabalho em curso.
Durante a pandemia de coronavírus, também houve a Medida Provisória 927/2020, que estabeleceu medidas trabalhistas imediatas para o combate à situação de calamidade pública. Porém, ela caducou ao final de julho, deixando de ter validade.
No entanto, com esse modelo sendo cada vez mais adotado em empresas, existirá uma demanda maior pela sua regulamentação. O resultado serão novas leis e MPVs no futuro.
A melhor prática para não ficar para trás sobre essas responsabilidades é criar o hábito de acompanhar as tramitações no congresso e senado. Assim, você ficará à par até de outras decisões que possam impactar a atuação da sua empresa.
E, finalmente, não tente fazer as adaptações fundamentadas em achismos. Conte com seu time jurídico, ou com uma consultoria, para providenciar a adequação da forma correta.
Sobre a Superlógica
A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias.
