10 dicas para otimizar a captação de alunos em escolas

Dentro das estratégias de mercado das instituições de ensino, existe uma etapa crucial que se intensifica no início de cada ano, a captação de alunos

Na verdade, o processo para que a escola se exponha aos pais como uma autoridade no ensino começa bem mais cedo. Não é estranho observar algumas já iniciando sua divulgação de matrículas em meados de agosto (logo após as férias).

O  momento histórico, apesar das dificuldades econômicas, é propício para investir em canais de marketing e vendas. A pirâmide etária brasileira ainda tem um número relevante de cidadãos na faixa dos 0 aos 14 anos. Eles correspondem a 21,35% do total nacional, ou seja, cerca de 44,5 milhões de pessoas.

Por que focar as atenções nessa faixa de idade em específico? A melhor maneira aproveitar todo o potencial financeiro de um aluno é mantê-lo em sua instituição desde as séries iniciais, assim, recomenda-se investir nos indivíduos dentro dessas características.

Entretanto, esse não é o único aspecto que deve direcionar seus esforços. Para ajudar na formulação de um bom planejamento, nós da Superlógica listamos dez dicas fundamentais para escolas otimizarem a captação de alunos.

Você verá neste artigo:

  1. Estabeleça um limite de alunos por turma;
  2. Comece a captação antes de todos;
  3. Faça estudos de mercado e personas;
  4. Crie uma estratégia inbound e outbound;
  5. Procure por novos canais de comunicação institucional;
  6. Adote tecnologias que facilitem sua rotina;
  7. Invista na infraestrutura e na área pedagógica;
  8. Priorize o sucesso do aluno (sucesso do cliente);
  9. Crie um programa de indicações;
  10. Ofereça descontos na matrícula.

1. Estabeleça um número mínimo de alunos por turma

Se por um lado há uma grande quantidade de jovens para prospectar, por outro há a necessidade de controlar-se para não exagerar na lotação das salas de aula. 

A média nacional, para escolas particulares, é de 28,2 alunos por turma, mas este dado não deve ser sua métrica guia. O ideal é definir qual a quantidade mínima para que determinada turma pague seus custos, ou seja, seu breakeven

Esse número é obtido através de um cálculo simples: divida o custo total da turma (professores, materiais, manutenção etc.) pela mensalidade média cobrada. Através desse indicador você saberá como trabalhar a taxa de ocupação da sala para otimizar a lucratividade. 

No entanto, lembre-se: também é preciso ter um limite. Saturar as classes pode prejudicar a experiência pedagógica – tanto dos estudantes, quanto os professores -, bem como exigir a abertura de uma outra turma, com mais previsão de gastos para preenchê-la.


2. Comece a captação de alunos antes de todos

Quando o assunto é captação de alunos, podemos afirmar uma máxima: os últimos NÃO serão os primeiros. O quanto antes se iniciam as estratégias para atração de novos clientes, melhor!

Num geral, os pais não pensam em retirar os filhos de suas escolas atuais. De acordo uma pesquisa do Escolas Exponenciais, 78% deles planejam continuar com a mesma instituição.

Ainda assim, quando surge algum motivo que resulte no desejo de mudar, é importante que sua escola esteja bem posicionada desde já para ser notada. Esse processo precisa começar cedo, sempre observando as ações da concorrência para não sair atrás.

Dica: invista em melhorias e posicione-se como melhor alternativa aos principais fatores para os pais largarem uma escola. 

Estes são os 5 principais motivos segundo a pesquisa citada acima:

  1. Localização distante de casa ou do trabalho;
  2. Falta de investimento em melhorias e inovação;
  3. Pouca abertura para relacionamento com aquele que atuam diretamente com seu filho(a);
  4. Atividades pedagógicas pouco divulgadas ou com informações incompletas;
  5. Busca de performance nos vestibulares.

3. Faça estudos de mercado e personas

Médias nacionais, índices do Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais Anísio Teixeira (Inep), censo escolar, notas em avaliações nacionais, entre outras, são boas maneiras de manter-se atualizado sobre o cenário da educação no Brasil. Entretanto, essas métricas não necessariamente conversam com as suas necessidades de mercado.

A instituição de ensino precisa de uma análise focada em suas particularidades. Isso pode começar com a criação personas, por exemplo, para saber como orientar suas estratégias de venda.

Dica: lembre-se de criar personas tanto para os alunos a serem captados, quanto para os pais que pagarão as mensalidades.

Um passo além pode ser investir numa pesquisa demográfica ou de geomarketing. Assim, será possível identificar o raio de ação e regiões ideais para focar seus esforços de captação.

4. Crie uma estratégia inbound e outbound

Antes de partir para planos de prospecção e inteligência de mercado mais sofisticados, faz-se necessário uma estratégia sólida de marketing e vendas, algo que idealmente contemple desde os meios online e offline.

Para isso, existem dois métodos amplamente conhecidos, o inbound e o outbound. Neste último, trata-se de ações de comunicação ativas para captar clientes, ou seja, usar mídias como outdoors, flyers e telemarketing, coisas com as quais as escolas já estão acostumadas.

No primeiro, tratam-se de peças passivas (as chamadas iscas) para fazer com que pais e alunos manifestem interesse de maneira. Alguns exemplos são as atividades nas redes sociais, publicação de conteúdos (blogposts, ebooks, webinars etc.) e SEO.

Instituições de ensino privadas podem colher frutos desses dois métodos, desdes que façam uso equilibrado e estratégico.

Dica: Não distancie os departamentos de vendas e marketing, eles devem andar juntos para colocar em prática o que foi falado acima e aumentar suas conversões.

5. Procure novos canais de comunicação institucional

Estabelecer uma comunicação constante está entre os principais motivos para os decisores optarem por continuar em uma escola. Segundo a pesquisa do Escolas Exponenciais, duas das cinco principais razões para a manutenção dos serviços são um relacionamento participativo com pais e alunos e informações frequentes das atividades pedagógicas.

Para adequar-se a essa realidade, uma alternativa é buscar por uma ferramenta para otimizar a troca de contatos. O WhatsApp ou o Facebook podem ser interessantes inicialmente, mas não comportam funcionalidades específicas da rotina acadêmica a serem acompanhadas.

6. Adote tecnologias que facilitem sua rotina

No mesmo caminho que exige uma ferramenta para otimizar a comunicação, as rotinas burocráticas também podem ser facilitadas através da tecnologia.

Basta fazer uma leitura simples do quanto tempo e esforço dos seus funcionários é gasto com tarefas repetitivas. Agora, imagine o quão mais eficiente seria, se seus times pudessem se concentrar em tarefas mais cruciais como atendimento e relacionamento.

Tome por exemplo, o Superlógica Educacional para escolas. Unir funcionalidades do setor financeiro como uma régua de cobrança e a conciliação bancária automática já teria um grande impacto no dia-a-dia da secretaria.

Outra oportunidade, que apenas os melhores sistemas de gestão oferecem, é a possibilidade de receber a mensalidade escolar por cartão de crédito. Assim, diminui-se a inadimplência e há uma maior previsibilidade no fluxo de caixa.


7. Invista na infraestrutura e na área pedagógica

Todos os itens citados acima são elementos para otimizar a realidade de uma escola para que ela possa desempenhar seu papel fundamental: ensinar

No final das contas, todas as estratégias de captação de alunos precisam culminar numa boa infraestrutura e um planejamento pedagógico que justifique o investimento dos pais. Trabalhe nos pontos fortes da sua instituição de ensino e invista para desenvolver partes que agreguem valor aos alunos.

Uma opção no campo pedagógico é trabalhar competências cada vez mais indispensáveis na nossa sociedade, como aulas de programação desde as séries iniciais. Disciplinas de robótica também ganharam muita popularidade com o passar do tempo.

Dica: Mantenha-se atento às tendências e inovações no campo do ensino. Atividades de desenvolvimento emocional, espaços de faça-você-mesmo e até aulas de culinária também entraram no radar das escolas.

8. Priorize o sucesso do aluno (sucesso do cliente)

Da mesma maneira que empresas bilionárias estão preocupadas em promover o sucesso do cliente, escolas também devem pensar assim. É importante a existência de um ou mais profissionais dedicados a promover esse relacionamento.

No caso das instituições de ensino, a obtenção de resultados dos alunos fica condicionada ao segmento. Em escolas com ensino médio, por exemplo, esse item será medido nos desempenhos em vestibulares e no desenvolvimento de habilidades da vida profissional desejada pelos jovens.

Além dos investimentos num quadro de professores competentes alcançar esses objetivos, também é importante valorizar a formação cidadã e emocional. A educação de valores éticos está entre os principais motivos de permanência nas escolas.

Clientes satisfeitos têm mais chances de manter-se no seu negócio e, melhor, indicar para amigos e familiares.

9. Crie um programa de indicações

As táticas de captação de alunos devem ir além de métodos tradicionalmente divulgadas. O marketing de referência pode ser uma boa estratégia para diversificar seus canais de divulgação.

Se a escola está cumprindo suas obrigações e está mantendo os pais satisfeitos, existem grandes chances de que eles a indicarão para conhecidos. Por isso, é válido criar um programa de indicações, com benefícios tanto para quem recomenda, quanto para quem é recomendado.

Crie planos de ação que vão desde o mapeamento dos defensores da sua marca, até a definição dos prêmios e a análise das métricas para ver se a estratégia está gerando conversões. As gratificações podem ser descontos na mensalidade, materiais ou taxas de matrícula.

10. Ofereça descontos

Na maioria das vezes, o principal motivo para responsáveis decidirem mudar seu filho de escola não é econômico. Mesmo assim, o grupo que opta por tal ação por razões financeiras representa 45% do contingente.

Oferecer descontos na matrícula, nos primeiros meses ou em todo o ano letivo deve estar nos planos de captação. Essa é uma alternativa válida até para instituições de ensino com mensalidades mais altas, afinal um valor acessível pode atrair os pais e mães buscando a melhor qualidade de ensino possível para seus filhos.

Dica: Defina limites e situações para as negociações. Os estudos de mercados e criação de personas servem para delimitar quais são os indivíduos que podem lhe trazer o maior retorno possível e manter um LTV alto. 

Através dessas avaliações, crie um playbook para especificar quando se pode fazer ofertas e quanto desconto pode-se oferecer para determinada pessoa.

Bônus: Não se esqueça da retenção!

O preenchimento das turmas é de absoluta importância para que escolas mantenham uma operação financeira saudável. Dito isso, jamais deixe suas estratégias de retenção de lado para focar exclusivamente na captação de alunos.

De acordo com Philip Kotler, uma das maiores autoridades em marketing, manter um cliente em sua base custa de 5 a 7 vezes mais barato do que conquistar um novo. Ou seja, mescle seu investimento para obter sucesso tanto na conversão de novos alunos, quanto na manutenção dos existentes.

Esse equilíbrio garante estabilidade nas métricas de negócio mais importantes, como a taxa de churn, e mantém o fluxo de caixa previsível.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.

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