Covid-19: como manter a produtividade e profissionalismo fazendo home office

Com o alastramento da pandemia de Covid-19, doença causada pelo novo coronavírus, cidades, quando não países inteiros, estão adotando medidas para diminuir a circulação de pessoas nas ruas. Isso não quer dizer que devam interromper sua atuação. Com o auxílio da tecnologia é possível operar remotamente, como trabalhar de home office.

Na verdade, essa é uma medida essencial para preservar a integridade dos colaboradores. Também, o distanciamento social e isolamento, para casos suspeitos, é necessário para “achatar” da curva estatística de transmissão do vírus e não sobrecarregar o sistema de saúde.

Essa é uma realidade nova para muitos, sobretudo negócios que dependem muito de relacionamento, como administradoras de condomínios. Por isso, preparamos este guia para lhe auxiliar no dia a dia do trabalho remoto.

1. Por que é preciso fazer home office?
   1. Quarentena, isolamento e distanciamento
2. Comunicação e tecnologia são fundamentais
3. Tecnologias e ferramentas para auxiliar no trabalho remoto
   1. ERP na nuvem
   2. Notebooks
   3. Gestão de projetos
   4. Reuniões online
   5. Chats
   6. PABX virtual
   7. Compartilhamento de arquivos
   8. Customer Relationship Manegement (CRM)
   9. Rede Privada Virtual (VPN)
   10. Delivery e logística
4. Como trabalhar de home office
   1. Dicas e boas práticas
5. Higiene é indispensável
6. Trabalhando os sentimentos que surgem na reclusão

Por que é preciso fazer home office?

A demora na tomada de ações preventivas tem um impacto massivo no nível de propagação do Covid-19. Itália e Espanha, por exemplo, precisaram declarar quarentena e exigir que seus residentes não saiam de casa.

Por isso, há a necessidade de limitar a circulação de indivíduos pelas cidades, de forma a evitar que ela siga se espalhando e chegue a pessoas com saúde vulnerável. E isso não é apenas responsabilidade dos governos. As empresas devem prezar pela segurança de todos (mais do que funcionários, e sim da população inteira!).

Não importa o perfil geral dos seus funcionários ou a prática de espalhar máscaras e dispensers de álcool gel na empresa. Exigir a presença e contato constante entre pessoas no cenário atual, significa abrir margem para que elas se tornem vetores da doença. Além disso, na compra em massa de máscaras, você pode retirar o produto das mãos de quem realmente precisa para transitar na rua.

Com as ferramentas disponíveis hoje, prestadores de serviço podem continuar vários níveis da sua operação remotamente. Ou seja, vendas, marketing, atendimento ao cliente, TI e muitos outros departamentos podem desempenhar seus papeis em regime de home office.

Quarentena, isolamento e distanciamento

Com muitas empresas adotando o home office, um termo que se popularizou muito foi “quarentena”.  Entretanto, ele não representa a maioria dos casos, tendo um significado real muito mais grave.

Refira-se às situações com os palavras corretas, para não causar confusões ou até sentimentos negativos nas pessoas que vão ficar confinadas em suas casas:

• Distanciamento social: é a realidade da maioria das pessoas em home office. Ou seja, eliminar o contato direto, aglomerações em espaços e permitir o trabalho remoto;

• Quarentena: é a reclusão de um grupo de pessoas que tiveram um maior grau de exposição e podem estar infectados. Habitualmente a imposição é recomendada pelo período de 14 dias – limite de tempo habitual para incubação do novo coronavírus;

• Isolamento: é aplicado para pessoas que testaram positivo para Covid-19. Trata-se da restrição mais rígida de contato com outros, isolando-se em um quarto ou hospital.

Comunicação e tecnologia são fundamentais

Antes de exigir o distanciamento social, você precisará viabilizar as ferramentas necessárias para seu colaborador poder trabalhar. O auxílio de tecnologias é indispensável neste momento, desde as gratuitas até as disponibilizadas por seus fornecedores.

Um destaques são os servidores em nuvem que permitem a distribuição de softwares e apps, sem necessidade de instalar em uma máquina. Sistemas de gestão online, como os da Superlógica, utilizam essa tecnologia.

Ajustar-se ao home office pode levar alguns dias para quem está desacostumado. Então, tanto quanto as ferramentas que impactam diretamente na eficiência operacional, a comunicação é indispensável.

O contato constante entre lideranças e subordinados ajuda a manter expectativas alinhadas, bem como identificar gargalos que possam atrapalhar desempenho. Esse contato pode ser feito com diversas ferramentas de chat, videoconferência e gestão de projetos.

Tecnologias e ferramentas para trabalho remoto

Empresas que recebem por recorrência (como mensalidades, assinaturas, aluguel ou taxa condominial) precisam manter o serviço ativo e contato constante com seus clientes. Confira abaixo uma lista de tecnologias e sugestões de ferramentas para descomplicar esse processo enquanto trabalha em casa.

ERP na nuvem

Como já citado acima, alternativas distribuídas na nuvem são o ideal para esse momento. Afinal, as informações podem ser acessadas de qualquer dispositivo, desde que a pessoa tenha os acessos.

Um ERP, por exemplo, é um dos programas que precisam ser monitorados todos os dias pelos gestores e times financeiros. Idealmente, se ele for 100% online você poderá continuar usando-o normalmente durante o home office, sem a necessidade de instalá-lo novamente no desktop.

A Superlógica, possui sistemas financeiros para quatro verticais de negócios recorrentes: SaaS e assinaturas, administradoras de condomínios, imobiliárias e educacional (escolas e cursos).

Notebooks

Não é recomendados que as pessoas usem computadores pessoais para desempenhar suas tarefas. A mistura de informações e motivos de uso, bem como senhas salvas, oferece um risco real de segurança de dados. O ideal é que o colaborador leve pra casa os mesmos equipamentos necessários que utiliza na empresa.

Nesses casos, notebooks são uma solução mais prática que as CPUs. O transporte e instalação no local onde fará o home office é muito mais simples e rápido.

Importante: antes de fazer qualquer encomenda, pesquise muito bem. Se preciso peça ajuda de alguém, pois as configurações ideais da máquina dependeram da função do seu colaborador. Um bom lugar para começar pode ser o Zoom, site para comparar preços de eletrônicos e eletrodomésticos.

Por exemplo, profissionais de design têm demandas completamente diferentes dos de marketing, e podem precisar de dispositivos com maior capacidade de processamento e placas de vídeo com memória dedicada.

Gestão de projetos

Um dos maiores desafios em trabalhar com times remotos é manter as tarefas alinhadas. Para a melhor performance possível, os líderes times precisam estar à par do estágio de produção nas tarefas do seu time.

Existem muitas ferramentas para fazer esse tipo de gestão, algumas até mais voltadas para desenvolvimento de sistemas e softwares. Assim, não é necessário ficar agendando dezenas de ligações e videoconferências durante o dia.

Algumas ferramentas:

• Trello – possui plano básico gratuito;
• Zoho – liberou um pacote de aplicativos úteis para o home office até 1 de junho;
• Jira – possui plano básico gratuito para até 10 usuários;
• Asana – possui plano básico gratuito para até 15 usuários;
• Runrun.it – possui plano básico gratuito para até 5 usuários
• Monday

Reuniões online

Por mais que o recomendado seja limitar o número de reuniões para manter a produtividade, ainda será necessário fazer algumas chamadas. Para líderes de departamento, sobretudo, é uma boa ideia fazer reuniões diárias curtas (daily meetings) para alinhar expectativas e demandas. Além disso, mesmo de home office, as metas ainda existem, e para alcançá-las será necessário contatos esporádicos.

Existe uma série de ferramentas gratuitas para realizar videoconferências e reuniões, muitos disponíveis para browser. Até mesmo aplicativos tradicionalmente utilizados para jogos online podem ser úteis nesse momento.

Algumas ferramentas:

• Microsoft Teams – possui versão gratuita e aprimorada devido a pandemia;
• Skype – gratuito;
• Google Hangouts – gratuito, disponível na G-Suíte;
• Zoom – possui plano básico gratuito;
• Discord – gratuita, normalmente usada para jogos online;
• WebEx – possui 14 dias de teste grátis.

Chats

Tão importante quanto possuir uma ferramenta para chamadas de vídeo, também é necessário um canal para mensagens instantâneas. Para contatos mais urgentes e curtos, os aplicativos já conhecidos podem ser efetivos.

Entretanto, para tratativas que envolvam falar sobre informações sigilosas ou dados de clientes, recomenda-se o uso de ferramentas especializadas para comunicação corporativa. 

Algumas ferramentas:

• Rocket Chat – possui plano básico gratuito;
• Slack – grátis por um período de testes limitado;
• WhatsApp – gratuito;
• Telegram – gratuito.

PABX Virtual

Private Automatic Branch Exchange, ou PABX, é a tecnologia que permite a troca automática de ramais privados. Ela pode ser analógica, através das companhias de telefonia; virtual, misturando unindo a telefonia tradicional à conexão com a internet; ou até híbrido misturando ambas.

Neste momento uma PABX Virtual pode ser importantíssimo para atender clientes e transferir ligações para ramais de pessoas trabalhando em suas casas. Nesse caso, é necessário certificar-se sobre a qualidade da conexão nas casas de colaboradores, para garantir um bom atendimento aos clientes.

Algumas ferramentas:

• 3CX – plano básico grátis por 3 anos devido à pandemia;
• Locaweb – valor condicionado ao número de ramais.

Compartilhamento de arquivos

O compartilhamento de arquivos é outra parte essencial dos negócios hoje em dia. Documentos, contratos, artigos, planilhas, vídeos e a lista se estende para muitos outros formatos que são enviados diariamente entre colaboradores.

Porém, nem todos os arquivos são leves o suficiente para serem enviados por e-mail ou chats. Para isso é importante contar com espaços de armazenamento e transmissão acessíveis para outros.

Algumas ferramentas:

• Google Drive – gratuito, podendo armazenar até 15 GB – também possui ferramentas para texto, planilhas e apresentações de slides;
• OneDrive – gratuito, até 5 GB de armazenamento;
• WeTransfer – possui plano básico gratuito, pode-se transferir até 2GB por vez (arquivos ficam na nuvem por até 7 dias para serem baixados).

Customer Relationship Management

Para as equipes de vendas, marketing e customer success, possuir um CRM é indispensável. Essas ferramentas servem para centralizar tarefas dessas áreas como a jornada do cliente no funil de vendas e marketing, registrar ligações, criar cadências de e-mails, captar novos leads via formulários e call-to-actions e muito mais.

Para empresas em franco crescimento, esse hub de ferramentas é muito mais efetivo do que várias soluções contratadas separadamente. E no contexto do home office, ajudam a manter as informações de todas as áreas compatíveis, sem atualizações de plataformas ou planilhas.

Algumas ferramentas:

• HubSpot – planos a partir de U$25 por mês;
• Resultados Digitais – possui plano gratuito (também disponibilizaram uma nova ferramenta aberta online para home office);
• Lead Lovers – planos a partir de R$ 110;
• Pipedrive – planos a partir de U$12;

Rede Privada Virtual (VPN)

As VPNs são redes privadas utilizadas para conectar dispositivos diferentes através de uma rede pública. Esse recurso sempre foi popular em empresas que já permitiam o home office, para que colaboradores remotos pudessem se conectar à estrutura interna.

Atualmente, esse tipo de rede é indispensável para quem trabalha com tecnologia e servidores. Por exemplo, desenvolvedores precisam estar em constante contato com a infraestrutura do negócio.

Também, com criptografia é possível garantir a confiabilidade e segurança das informações.

Delivery e logística

Apesar de toda a tecnologia, ainda existem algumas empresas que necessitam efetuar processos analógicos, como entrega de documentos e malotes. Até mesmo a alimentação pode ser um problema para os que estão distanciados.

De qualquer maneira, evite sair de casa sem necessidade! Se necessário recorra a aplicativos ou outras empresas de delivery (para alimentos e logística). Assim, você diminui o risco de contato com áreas infectadas.

Algumas ferramentas:

• iFood – entrega de comida;
• Rappi – delivery de comida e mercado;
• Uber Eats – delivery de comida;
• 99 Food – delivery de comida;
• Loggi – entregas expressas via motoboys.

Como trabalhar de home office

Não basta apenas ferramentas para tornar o trabalho remoto produtivo. O esforço deve ser coletivo para que a eficiência reduza o mínimo possível. Isso envolve a adaptação de hábitos praticados no ambiente de trabalho, alguns precisam ser mantidos e outros mudados completamente.

Confira uma série de dicas importantes para manter o nível de excelência da sua atividade durante a reclusão!

Dicas e boas práticas

1. Mantenha algumas rotinas-chave da sua jornada de trabalho habitual: inicie e encerre o expediente nos horários comuns e vista-se como se fosse para a empresa ou receber um cliente;
2. Reuniões de pijama? Nem pensar! É necessário ter profissionalismo, mesmo trabalhando em casa. Se vai participar de uma reunião, vista-se de acordo com o que a ocasião demandaria presencialmente;
3. Comunique-se constantemente com seus colegas e líderes: para que os processos não se atrapalhem e as prioridades sejam mantidas, fale com seus líderes diariamente. Converse com seus colegas também, tanto para saber sobre o trabalho, quanto para saber se estão lidando bem com o home office;
4. Faça apenas reuniões necessárias: reduza o número de reuniões longas e desnecessárias. Se o assunto pode ser contemplado em um e-mail ou resolvido por mensagens, não há necessidade de tomar o tempo dos outros em uma videoconferência;
5. Fique em um lugar confortável e apropriado: não trabalhe deitado na cama ou em posições desconfortáveis. Em médio prazo, o desconforto pode resultar em dores musculares. Também, se possível, evite ficar em lugares barulhentos, que possam atrapalhar sua concentração;
6. Seja compreensivo! Nem todo mundo tem escritórios ou mora em casas grandes o suficiente para se isolar do resto dos moradores. Além disso, ficando em casa, seus colegas podem estar cuidando de filhos, por exemplo. Seja compreensivo se algo atrapalhar uma videoconferência;
7. Forneça os equipamentos necessários: como já descrito acima, não é recomendado que colaboradores utilizem seus equipamentos pessoais. Assim, os gestores devem fornecer os materiais necessários para seus funcionários desempenharem suas funções;
8. Não fique 8h diretas olhando para o computador: mesmo durante o expediente, você certamente olha para o lado, conversa com seus colegas e levanta da cadeira. Trabalhar não deve ser uma experiência excruciante, continue com essas práticas mesmo estando em casa.

Higiene ainda é indispensável

O conforto do lar não exclui a necessidade de certos cuidados. Você ainda poderá precisar ir ao mercado ou à farmácia, entrar em contato com parentes, entre outras situações que oferecem risco de infecção.

Não se esqueça de manter a higiene que praticaria no ambiente de trabalho:

• Lave as mãos regularmente, por pelo menos 20 segundos;
• Limite o contato das pessoas que moram na sua casa com outras – principalmente entre idosos e crianças;
• Não vá a lugares com aglomerações;
• Mantenha distância de 1,5m a 2m se estiver perto de alguém apresentando algum dos sintomas;
• Se dividir moradia com alguém que foi testado positivo para o novo coronavírus, prepare seu lar. Este guia do G1 explica como fazer isso.

Os sentimentos que surgem na reclusão

O confinamento em casa, por mais que necessário, não é fácil. É importante manter nossas conexões sociais para o bem de nossa própria saúde mental. O distanciamento social pode causar apreensão e angústia nas pessoas. Nos que têm ansiedade, os efeitos podem ser ainda mais penosos. 

Se sentir que não consegue lidar com seus sentimentos, busque por ajuda profissional. Existem terapeutas e serviços de psicologia que atendem remotamente, por videoconferência. Além disso, os voluntários do Centro de Valorização da Vida estão sempre disponíveis para conversar por telefone.

Empatia e paciência são essenciais em momentos de crise generalizada. Converse regularmente com seus familiares, amigos e colegas de trabalho. Compartilhe experiências, faça piadas, pergunte se estão bem… Enfim, mantenha-se conectado com as pessoas, pois nada supera os benefícios de se sentir próximo a quem é importante na sua vida.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias, Escolas e Cursos.