9 processos manuais que não deveriam mais existir na sua imobiliária

9 processos manuais que não deveriam mais existir na sua imobiliária

Na maioria das vezes, o histórico de reclamações das imobiliárias são os mesmos.  Os colaboradores vivem cansados e sem foco, afinal, levam horas para executarem as demandas mais burocráticas, e os clientes, por sua vez, estão sempre insatisfeitos. 

Nós sabemos que, quase sempre, os grandes vilões são os processos manuais. Então, se este cenário ainda é comum na sua imobiliária, saiba que ela precisa se digitalizar  o quanto antes. 

Isso porque nada como o auxílio da tecnologia para otimizar processos e conquistar  mais praticidade e eficiência para o seu dia a dia. Por falar nisso, não tenha dúvidas de que os seus colaboradores e clientes também sairão ganhando. 

Ao tornar sua imobiliária mais digital, você poderá contar com as funcionalidades abaixo: 

  • Visita virtual a imóveis;
  • Assinatura eletrônica de documentos;
  • Agendamento digital de visitas e vistorias;
  • Cobranças e repasses automáticos;
  • Gestão e redução da inadimplência, e muitas outras. 

Tudo isso significa mais agilidade e assertividade na prestação de serviços. 

Colaboradores engajados e clientes satisfeitos

A digitalização pode até parecer um processo difícil e demorado, mas não é. Aliás, é muito mais simples do que se pode imaginar. 

Para dar início ao processo, basta cadastrar os dados em uma plataforma de gestão administrativa e financeira  e, depois, definir as regras. A partir daí, os   processos ocorrem automaticamente.

Ganhe pontos com os clientes

Manter um bom relacionamento com o cliente é um dos principais pilares de toda empresa de sucesso. Por isso, na hora de atraí-los e fidelizá-los, a automação de processos pode ser uma ótima aliada. 

Entenda por quê:

  • Reduz falhas e ruídos de comunicação, já que tudo fica registrado na plataforma  de gestão;
  • Desde o primeiro contato até o pós-venda, seu cliente terá um acompanhamento mais próximo;
  • Fica mais fácil encontrar todas as informações sobre os imóveis, sanar dúvidas e agendar visitas, por exemplo;
  • Proporciona mais segurança e comodidade aos clientes.

Fortaleça os colaboradores

Quando seus colaboradores estão se sentindo valorizados e, principalmente, respeitados, consequentemente exercerão suas atividades com mais ânimo. 

Portanto, veja por que uma empresa digital irá torná-los mais engajados:

  • Não precisarão mais perder tempo preenchendo planilhas manualmente, por exemplo;
  • Poderão focar no que realmente importa para o seu negócio, ou seja, clientes e vendas; 
  • Acabar com a preocupação que os prazos para pagamento e vistorias geram;
  • Aumentar a produtividade. 

9 processos manuais que precisam ser interrompidos imediatamente

Agora, conheça quais são os processos que devem ser exterminados o quanto antes, caso você queira alavancar seu negócio. 

1.       Cobranças manuais

Colocar a equipe para checar valores de aluguéis, gerar boletos e, por último, enviá-los aos locatários é, sem dúvidas, um processo ultrapassado. 

Ainda mais, quando, hoje em dia, tudo isso pode ser feito automaticamente contando com uma boa  plataforma de gestão.

2.       Repassar aluguéis manualmente aos proprietários

Já parou para pensar que o repasse manual de aluguel também é desgastante e desnecessário? Sem contar que ainda corre-se o risco de, durante o processo, acontecer algum erro que comprometa a operação. 

3.       Ter uma pessoa responsável só para controlar inadimplências

Ainda é muito comum encontrar imobiliárias que deixam um profissional responsável por gerir as inadimplências. Mas na verdade, seria mais vantajoso que o colaborador estivesse focado no atendimento ao cliente e nas vendas. 

Afinal, com o auxílio de uma plataforma de gestão, essa tarefa pode ser feita automaticamente. 

4.       Elaborar a DIMOB manualmente

Você sabe muito bem que a elaboração da DIMOB não é uma tarefa fácil. Afinal, são tantas informações que precisam ser levantadas e campos para serem preenchidos, que os riscos de entregá-la fora do prazo são grandes. 

Então, para minimizá-los e evitar que a DIMOB seja recusada pela Receita Federal, melhor automatizar esse processo também. 

5.       Checagem mensal de vencimento de seguros e garantias

Quando os processos são automatizados, as chances de esquecimentos são muito pequenas. Afinal, a própria plataforma  envia lembretes perto das datas de vencimentos, como o seguro contra incêndio, por exemplo.

6.       Gestão de imóveis vagos

Imóveis vagos também geram despesas, certo? Então, querendo ou não, precisam  ser repassados aos proprietários. O único cuidado é não esquecer que eles ainda existem, o que pode acabar acontecendo. 

Agora, quando você conta com uma plataforma de gestão administrativa, nada fica para trás. 

7.       Atendimento ao cliente sem recursos tecnológicos

As solicitações dos clientes chegam de tudo quanto é forma: por telefonemas, mensagens via WhatsApp, e-mails, etc. Sendo assim, seria muito mais fácil atender essas demandas, quando elas estão centralizadas em um único canal. No caso, em uma plataforma digital. 

8.       Armazenar dados em computadores

Imagine a seguinte situação: os computadores da sua imobiliária são infectados por vírus, e os dados e arquivos são roubados ou corrompidos. Seria um verdadeiro desastre, certo? 

Mas existe uma maneira de mantê-los protegidos, basta salvá-los em um sistema em nuvem. Além disso, pode acabar até tornando o home office mais prático, por exemplo. Isso porque os colaboradores poderão ter acesso aos arquivos de onde estiverem. 

9.       Controlar dados administrativos em planilhas

Como já dissemos algumas vezes, as planilhas estão sujeitas a erros e geram um desgaste desnecessário aos colaboradores. Portanto, para evitar que isso aconteça, o ideal é que você as substitua por uma plataforma on-line. Além de reduzir o uso de papel, também mantém tudo mais organizado. 

Imobiliária digital é imobiliária mais segura

Desde que o governo brasileiro sancionou a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), em 2018, a pauta tem sido: segurança de dados. 

Essa lei estabelece regras claras para coleta, armazenamento e compartilhamento de dados pessoais por empresas. O não cumprimento das normas pode gerar penalidades, como o pagamento de multas. 

Portanto, no mercado imobiliário, ela também deve ser levada à risca, já que na locação de imóveis é preciso informar inúmeros dados pessoais, como telefone, CPF, RG, entre outros. 

Sendo assim, a melhor forma para ficar de acordo com todas as normas da LPGD é a migração para o universo digital.

Uma plataforma inteligente é preparada para armazenar esses dados corretamente, com segurança contra vazamentos, perdas ou roubos. 

Lembre-se: as falhas de segurança são mais um dos importantes itens que deve ser sua maior prioridade. Afinal, você não quer correr o risco de perder sua credibilidade e, principalmente, correr o risco de fechar as portas. 

É justamente por tudo isso que as imobiliárias do futuro são digitais. Elas são mais seguras, ágeis, econômicas além, é claro, de garantir aos clientes um atendimento mais personalizado.  

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