Por que fazer a transição de planilhas para um software de gestão para imobiliária?

As planilhas são baratas, fáceis de gerenciar e podem acomodar diferentes tipos de dados. Portanto, não é surpresa que boa parte das imobiliárias ainda dependam de planilhas para a orçamentação e planejamento.

Para muitas pequenas empresas, as planilhas são a primeira escolha ao começar. No entanto, algo drástico acontece quando o seu negócio amadurece e se torna bem sucedido. À medida que uma imobiliária cresce, são gerados tantos dados, demonstrações financeiras imprecisas, tarefas demoradas e propensa a erros…

Entenda que o problema não é seu trabalho ou forma de trabalhar da sua equipe, mas a ferramenta, no caso a planilha, que não atende mais ao nível da sua imobiliária.

O maior problema com as planilhas é muitas vezes o isolamento do resto da empresa, tornando a colaboração repleta de desafios. Os dados não podem ser incorporados automaticamente ou mesmo facilmente no sistema.

Ainda se torna quase impossível impedir que múltiplas versões dos mesmos dados distorçam os resultados.

Se você ainda não começou a transição de planilhas para um software de gestão para imobiliária, sua imobiliária pode estar perdendo dinheiro, com altas taxas de inadimplência e perdendo o controle da gestão bem lentamente.

Ainda faz o controle das locações usando planilha? Seu maior “aliado” é seu maior inimigo…

As planilhas não foram projetadas para o gerenciamento de locações e vendas de imóveis, assim como proprietários de imobiliárias não foram destinados a gastar a maior parte do tempo em consolidar essas informações.

Então, por que a maioria dos gerentes imobiliários se encontram em um oceano de planilhas?

Geralmente, é discutido como um problema de custo. As empresas tentam reduzir os custos através da consolidação de compras de software. Eles investem em ferramentas que atendem a múltiplos propósitos, mas, em última análise, não atendem às necessidades específicas das pessoas que as utilizam.

Este é definitivamente o caso das ferramentas de planilhas, que são adequadas para análise financeira, mas sim rudimentares nas capacidades de gerenciamento de projetos.

Existe algumas razões pela qual o Excel é a ferramenta mais usada por imobiliárias pequenas:

• Ele preenche todos os tipos de lacunas
• Você pagou por isso, ao adquirir o pacote office
• A maioria das pessoas sabem como usar sua funcionalidade básica

Mas quando se trata de gerenciamento imobiliário, o Excel é muito melhor no papel de apoio, ou seja um simples coadjuvante. Aqui está os motivos:

1. Alertas e Notificações Ativas

O Excel é uma ferramenta passiva. Se você, por exemplo, listou todas as datas para envio de boletos ou mesmo renovação de contrato em uma planilha, você certamente pode abri-la e encontrá-los, certo? Isso, desde que você se lembre a tempo...

Um software de gerenciamento imobiliário, por outro lado, é projetado para fornecer envios de boletos automáticos para os locatários, alertas por e-mail com antecedência para lembrete de pagamento, em datas pré configuradas de acordo com o contrato de locação.

Você apenas seleciona o período de notificação e o sistema garante que nada importante seja esquecido.

2. Dados de locação acessíveis

Embora seja “tecnicamente” possível fazê-lo, as planilhas nunca foram projetadas para serem acessadas e atualizadas por várias pessoas ao mesmo tempo. Mesmo que apenas um número limitado de pessoas esteja autorizado a atualizar, os dados são importantes para as equipes de contabilidade, administrativo, até mesmo corretores imobiliários.

Com um software de gerenciamento imobiliário, os perfis de acesso são personalizados por função ou, se preferir, por pessoa.

3. Cálculos sem erros

As planilhas são frágeis. Mesmo nas mãos mais competentes, as fórmulas são falhas.. Um cálculo de aluguel errado ou outro erro pode ser dispendioso e difícil de rastrear.

Escolher uma solução de gerenciamento de locação e vendas de imóveis, significa que você não precisa se preocupar com esses tipos de erros. O sistema é testado e mantido pelo fornecedor para que você não precise se preocupar com os cálculos que foram errados.

4. Gerenciamento de contratos de locação e vendas

Faz sentido ter seus documentos de locação e vendas armazenados em um único local para facilitar o acesso, e isso não é papel, e muito menos, função do Excel.

Uma plataforma desenvolvida com tecnologia dedicada ao gerenciamento imobiliário, facilita o acesso aos documentos originais diretamente do sistema, disponibilizando para o proprietário, locatário e a própria imobiliária, com um clique.

Não se decepcione, não estamos dizendo que o Excel nunca deve ser usado. Às vezes, ele é ótimo para baixar um relatório ou pesquisar/manipular rapidamente as informações no Excel. Mas, para o gerenciamento diário de seus ativos imobiliários, um software dedicado supera qualquer planilha.

Além disso…

5. Não há suporte ao cliente

Uma vez que a Microsoft vende o Excel como parte de uma instalação inicial, essa ferramenta será liberada em diferentes versões do windows e a cada atualização é um risco perder informações.

Se no computador da equipe financeira tem uma versão específica de windows e na equipe administrativa tem outra versão do windows, as chances de alguma fórmula ou célula quebrar é alta.

Com a mudança recente para o gerenciamento de negócios baseado em nuvem no entanto, as empresas estão oferecendo suporte quase universal para seus assinantes leais.

Ainda, a equipe de suporte da Microsoft não entende sobre gestão imobiliária, né? Então como você vai pedir ajuda para uma equipe que não fala a sua língua e não entende o seu negócio?

Faça a transição de planilhas para um software de gestão para imobiliária SEM MEDO

A transição de planilhas para um software de gestão para imobiliária pode fazer uma grande diferença na produtividade de suas equipes.

Com a transparência das informações, os erros são reduzidos e a carga de trabalho pode ser compartilhada. Menos tempo é gasto em comunicação redundante entre os membros da equipe, uma vez que a responsabilidade pela atualização do projeto é distribuída em toda a equipe.

Todo mundo conhece sua parte. Maior produtividade significa melhores projetos e uma equipe mais feliz.

O melhor software de gestão financeira para imobiliárias é construído por pessoas que possuem conhecimentos profundos da indústria e anos de experiência no campo.

Eles são capazes de trazer as melhores práticas para a vida e fornecer informações sobre como seus clientes mais bem sucedidos gerenciam suas carteiras dentro e fora da solução. O Excel não oferece essa vantagem.