Ferramentas fundamentais para sua equipe durante o home office na quarentena

Em meio à pandemia do novo coronavírus, o COVID-19, muitas imobiliárias viabilizaram o home office na quarentena como alternativa mais segura para seus colaboradores e familiares. 

O que muitos não sabem é que trabalhar de casa pode ser mais difícil do que se imagina, pois exige disciplina e muita comunicação. Para nossa sorte – e a sua também – a tecnologia está aí para nos proporcionar meios mais fáceis de trabalhar à distância sem grandes problemas.

8 ferramentas para home office na quarentena

Pensando na sua comodidade e te toda sua equipe para que o trabalho home office na quarentena não atrapalhe sua produtividade e, muito menos, seus resultados, separamos algumas ferramentas que usamos aqui e que podem ajudar seu time todo nessa fase de pandemia. Confira:

Google Calendar

A primeira dica é para organização de reuniões e agendas. O Google Calendar, ou Google Agenda, é uma ferramenta gratuita do Google, que permite que você agende todos seus compromissos no calendário, de maneira privada ou pública. Assim, além de organizar suas reuniões, você ainda permite que o time todo veja os horários que você está disponível.

Você consegue criar lembretes, tarefas e eventos; organizar as agendas por cor, por sala de reunião e por pessoas; e visualizar feriados e aniversariantes com agendas diárias, semanais, mensais e anuais. 

Além disso, pode integrá-lo ao Gmail para uma visualização mais dinâmica e criar alertas com a antecedência que desejar para não perder o horário. 

É uma maneira muito útil para criar um planejamento de reuniões e ver a disposição de todos, sem perder tempo tentando conciliar as agendas. Afinal, em tempos de pandemia, a comunicação entre todos é mais complicada e, também, mais importante. 

Para agilizar mais ainda, o próprio invite (convite da ferramenta) gera um link de reunião online pelo Hangouts, outra ferramenta do Google que você vai ver mais sobre a seguir. 

Google Hangouts

Quando o assunto é reunião à distância, é preciso contar com ferramentas de qualidade que garantam que todos consigam compreender as informações faladas sem problemas. 

O Google Hangouts é uma plataforma de comunicação do Google que permite que você faça reuniões online, por áudio ou vídeo, e mande mensagens instantâneas. Está vinculado aos programas do Google, mas pode ser usado individualmente também. É a ferramenta ideal para se reunir com o time quando necessário.

Além de encurtar a distância das equipes nesse momento de quarentena, permite o compartilhamento de arquivos e a reunião de várias pessoas ao mesmo tempo, enquanto conversam durante a chamada.

A melhor parte é que é uma ferramenta totalmente gratuita. 

Asana

Organização sempre foi importante para manter a produtividade. Agora, com a quarentena e o trabalho à distância, ela se tornou ainda mais fundamental. 

O Asana é um software de cocriação de projetos, ideal para organizar os processos e as demandas do time. Os projetos podem ser criados por times e vistos em formato de quadros, lista, calendário, formulários e progresso. Apesar de ter a versão paga, a gratuita já é bem completa. 

É uma ferramenta muito importante para  visualizar pendências e entender se os colaboradores estão sobrecarregados ou não.

Por ser uma plataforma de cocriação, todos os integrantes do time conseguem criar suas demandas, adicionando responsáveis, checklists, arquivos, tags, data de entrega e muito mais. 

Além disso, é possível fazer um relatório de tudo que foi feito para ter um panorama geral. Ideal para o acompanhamento à distância, né? Para completar, o Asana permite que o usuário integre a ferramenta com muitas outras, como Google Sheets, Google Calendar, Gmail, Outlook, MailChimp e Zapier, por exemplo.  

Discord

Quando falamos de home office na quarentena, a comunicação é o ponto crucial para manter tudo sob controle. O Discord, apesar de ser muito usado por gamers, é uma opção muito útil para empresas.

Ele é um aplicativo gratuito de voz projetado para comunidades, que pode ser usado no formato app, desktop ou online, ideal para manter uma comunicação direta e otimizada com todo o time. Primeiro é criado um servidor da sua empresa e, nele, você pode criar os canais de voz e de texto. Uma sugestão é separá-los por times. 

Dessa forma, você tem acesso a todos os times quando precisar falar com eles e pode conversar por voz com quem quiser, sem precisar fazer chamadas. É só habilitar o microfone e falar. Isso ajuda a economizar tempo e a melhorar a comunicação de todos. 

Além disso, aqui criamos, além dos times, salas de reunião para quem quiser se reunir e grupos chamados “refeitório”, para que as pessoas participem quando estiverem almoçando, e “área gourmet” para participarem quando estiverem na pausa do café. Assim todos sabem quem está disponível para conversar e quem está ausente. 

Pontomais

Uma das maiores preocupações do home office na quarentena é o controle de ponto dos colaboradores. Algumas imobiliárias possuem ponto manual, outras o digital dentro da empresa. Mas o que fazer quando não se pode estar presente para bater esse ponto? 

Uma alternativa que tem resolvido tudo isso é o aplicativo Pontomais. Nele a imobiliária consegue definir a jornada de trabalho do colaborador para que ele receba notificações de lembrete para bater o ponto, que é registrado juntamente com a localização dele. 

Além disso, há um relatório completo de horas registradas, horas faltantes, horas extras e solicitações de abono, que podem ser feitas diretamente pelo app com inserção do atestado médico, por exemplo, sem necessitar do contato presencial em momento algum. Tudo isso fica registrado em uma interface simples de usar.   

CRM HubSpot

Mesmo durante o home office na quarentena, as vendas não podem parar e a imobiliária tem que continuar suas estratégias para se manter viva, certo? Por isso, ferramentas que ajudam o time de venda são mais do que bem-vindas. 

Para isso que servem os CRMs (Customer Relationship Management), uma ferramenta de gestão de relacionamento com o cliente. Aqui nós usamos o da HubSpot, que tem a versão paga e a 100% gratuita para pequenas e médias empresas. 

Ele permite que os vendedores gerenciem todos os leads, prospects e o pipeline, podendo integrar o time de marketing e de vendas para que, juntos, alinhem as estratégias para atrair mais clientes.  

É possível registrar os contatos de maneira ilimitada e o vendedor pode gerenciar as oportunidades dentro do painel, de acordo com o funil de vendas, porte da empresa, região, entre outros filtros. Além disso, há uma integração com o e-mail, permitindo que fiquem registrados no painel do CRM, para que todas as ações sejam registradas e a imobiliária consiga entender o que foi feito por aquele prospect até o momento. 

55PBX

Além da comunicação interna, sua imobiliária precisa de uma comunicação eficiente para dar suporte aos seus clientes e transferir chamadas. Uma saída é o PABX (Private Automatic Branch Exchange), fundamental para operações telefônicas dentro das empresas.

Esse sistema funciona como uma central de telefone dentro da imobiliária, que conecta apenas os telefones internos da empresa. Ele, além de facilitar a vida dos que operam as linhas, ainda ajuda a economizar dinheiro. 

Sem o PABX, se uma imobiliária tivesse 100 aparelhos telefônicos, teria que pagar por 100 linhas diferentes! Com ele, é possível ter apenas uma linha na central e os ramais são distribuídos pela tecnologia. 

Aqui usamos o 55PBX que possui muitas funcionalidades, como transcrição de ligações, horário de atendimento configurável, ligações gratuitas com pagamento apenas por agente, entre outras.

Além disso, ele é integrado a outros sistemas, como CRM, por exemplo, para que o time entenda quantas e quais ligações foram feitas, entre outros objetivos.  

Sistema online

Por fim, mas não menos importante, sua imobiliária precisa de um sistema de gestão online para que as operações sejam feitas por home office nesta quarentena. Isso porque, diferentemente do desktop, ele pode ser acessado de qualquer lugar e operado normalmente sem interferir as demandas da imobiliária. 

O sistema online de gestão administrativa e financeira, além de facilitar a gestão da sua imobiliária nessa fase de quarentena, é sempre a melhor alternativa para que você consiga gerir as informações internas e externas do seu negócio em um único lugar. 

Ele pode automatizar processos para otimizar o tempo e a produtividade da imobiliária e ainda oferecer uma melhor experiência para os clientes, como:

• Repasse automático;
• Pagamento de aluguel via cartão de crédito;
• Integração com aplicativos imobiliários;
• Entre outros.

Além disso tudo, o sistema online transita informações entre os parceiros integrados, o que agiliza ainda mais as operações. 

Com essas ferramentas, sua imobiliária toda conseguirá passar por essa quarentena com o menor impacto possível, tanto para seu time quanto para a experiência dos seus clientes, que esperam o mesmo resultado, apesar de tudo. 

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