sistema de gestão educacional

Sistema de gestão educacional: por que contratar?

Um dos maiores problemas para instituições de ensino que almejam o crescimento exponencial é a ineficiência operacional. Erros rotineiros, sempre pelos mesmos motivos, são gargalos que impedem sua escola de evoluir. Para melhorar a performance dos seus times, é hora de contratar um bom sistema de gestão educacional.

Um ERP (Enterprise Resource Planning), ou software de gestão empresarial, será seu principal aliado na missão de organizar e alinhar expectativas nos diferentes setores da escola.

Os departamentos acadêmicos, pedagógico e financeiro precisam estar dentro de um único centro organizacional. Assim, você tem uma visualização em tempo real de como está a sua escola, para pautar a tomada de decisões estratégicas.

Além disso, com um bom sistema de gestão educacional, muitos processos internos repetitivos e manuais são automatizadas. Com isso, você terá mais tempo para focar na captação e retenção de alunos e no desenvolvimento estrutural da sua escola.

Confira neste artigo 14 motivos para trocar as planilhas e inúmeras ferramentas por um bom software de gestão para escolas particulares:

  1. Por que as planilhas estão matando sua instituição de ensino?
    1. Erros humanos
    2. Falta de segurança de dados
    3. Ineficiência no uso do tempo
    4. Falta de integração nas informações
    5. Não são feitas para gerir uma escola
  2. Como um sistema de gestão educacional deixa a sua escola mais eficiente
    1. Otimização de tarefas manuais
    2. Automação de processos repetitivos
    3. Acesso 100% online
    4. Segurança de dados garantida
    5. Gestão escolar eficiente
  3. O que mais você ganha com um bom ERP escolar?
    1. Interface intuitiva
    2. Treinamento eficaz
    3. Atendimento e suporte de qualidade

Por que as planilhas estão matando sua instituição de ensino?

É comum que escolas iniciantes façam grande parte da sua gestão institucional por planilhas e diversas outras ferramentas gratuitas. Entretanto, conforme amadurece como empresa e aumenta sua base de pais e alunos, outras demandas vão ganhando mais importância. Também, a quantidade de informações amplia, dando mais peso ainda para erros de preenchimento que possam ser cometidos. 

A falta de modernização na gestão escolar é sentida quando você colhe os frutos de um bom serviço prestado. Mais matrículas para serem geridas, mais pagamentos sendo processados, mais clientes para monitorar vencimentos e muitos outros fatores. Se tudo isso ainda estiver na esfera manual, imagine o quantas pessoas você precisará dedicar e contratar apenas para dar conta do volume.

Confira abaixo, em quais aspectos o uso de planilhas atrapalha o desenvolvimento da sua escola.


1. Erros humanos

O primeiro grande risco que você corre ao manter sua gestão financeira e acadêmica num processo manual são os erros humanos. Mesmo com treinamentos e os maiores especialistas no seu departamento financeiro, ainda há a possibilidade equívocos no preenchimento de campos, esquecimento e desatenção.

A gestão financeira de uma empresa é um processo delicado. Para quem recebe por mensalidade, sobretudo, é imprescindível que o controle de receitas e despesas esteja em dia e completo. 

Esses dados influenciam em toda a sua previsão orçamentária e planejamento estratégico para o ano. Ou seja, um pequeno erro de digitação pode causar confusão na delimitação de objetivos da escola.

2. Falta de segurança de dados

Outro grande problema está no armazenamento e manuseio de dados da escola. Seja comparativos financeiros, controle de fluxo de caixa ou registros de alunos, fato é que ter um único backup de armazenamento é extremamente perigoso.

Deixar tais informações importantes armazenadas em computadores, pen-drives e demais dispositivos oferece um sério risco para a perda de informações. Imagine que um cano estourado danifique máquinas ou um vírus danifique os hardwares. Você perderá dados importantes e estratégicos para a sua operação.

3. Ineficiência no uso do tempo

Esta é talvez a frase mais clichê do meio empreendedor, mas nunca deixou de ser verdade: tempo é dinheiro. Quando você precisa dedicar a massa pensante dos seus colaboradores para desempenhar tarefas repetitivas, como preencher e checar planilhas, você está diminuindo bastante sua eficiência operacional.

Imagine se pudesse utilizar esses profissionais de maneira estratégica, para analisar e colocar seus indicadores financeiros em contextos. Com eles concentrados nas planilhas, você está desperdiçando o potencial desses indivíduos para contribuir nas suas decisões.

4. Falta de integração nas informações

Para mantenedores de instituições de ensino particulares é essencial que as informações dos diferentes setores estejam organizadas e facilmente dispostas. Porém, quando se utiliza diferentes ferramentas e arquivos, a realidade está bem distante do ideal.

A falta de integração e união entre os dados e números causa confusão na hora de observá-los e criar relatórios. Essa bagunça opera como permanente marcha lenta, que lhe impede de tomar as decisões corretas para a escola

5. Não são feitas para gerir uma escola

Finalmente, o que parece mais óbvio também precisa ser apontado. Apesar de serem importantes e “quebrarem um galho” no começo, os softwares para criação de planilhas não foram feitos pensando em escolas particulares.

Para desenvolver uma solução que atenda sua necessidade de reunir funções específicas em um único centro operacional, os desenvolvedores fornecedores de um sistema de gestão escolar realizam extensivas pesquisas de mercado.

Toda a estrutura de um software especializado é feita para contribuir com a sua eficiência. E se o produto for bom, certamente eliminará grande parte dos problemas descritos acima!

Como um sistema de gestão educacional deixa sua escola mais eficiente?

Além de fugir daquilo que segura sua capacidade de escalar receita, também é preciso reconhecer como uma solução online pode influenciar positivamente sua escola.

Como mantenedor, diretor ou sócio de uma instituição particular, é seu papel prezar pelo sucesso dela como empresa. Se não há grandes preocupações sobre a rotina do controle financeiro ou sobre a eficácia da secretaria, resta mais tempo para realizar os objetivos focados na educação.

Confira abaixo uma série de benefícios que um ERP para escolas particulares oferece:

1. Otimização de tarefas manuais

Uma das principais finalidades em um sistema de gestão educacional é desburocratizar e agilizar processos internos. Realizar cobranças, gerar relatórios gerenciais, enviar arquivos de remessa, tudo isso são tarefas rotineiras que não devem mais ser feitas manualmente.

Até mesmo no dia a dia da secretaria, de alunos e de professores os reflexos são positivos. Imagine que através da solução contratada, os professores possam realizar a chamada pelo computador ou dispositivo móvel e a presença é contabilizada automaticamente no sistema. Elimina-se a intersecção de enviar a folha de chamada para a secretária fazer o registro e armazenar os dados.

2. Automação de processos repetitivos

Esse é talvez o maior ganho com um software de gestão: a automação de atividades morosas e repetitivas. Se há um determinado procedimento que exige de seu colaborador gastar horas repetindo uma mesma ação, certamente há uma maneira de simplificar isso, ou simplesmente fazê-lo automaticamente.

Tome as notificações de cobrança e vencimentos atrasados como exemplo. Combater a inadimplência é uma preocupação constante das escolas. E se está fazendo isso enviando e-mails e SMS individualmente, para cada responsável, você não está cumprindo essa missão eficientemente.

Com um bom ERP, você poderá criar uma régua de cobrança, com envio automático de notificações sobre o vencimento de boletos de mensalidade escolar. Por exemplo, você pode programar para que o pai receba as mensagens na seguinte ordem:

  • 20 dias de antecedência;
  • 10 dias de antecedência;
  • 3 dias de antecedência;
  • No dia do vencimento;
  • 10 dias após o vencimento.

Assim, você consegue lembrar sobre o pagamento de forma amigável e sem complicações, minimizando a inadimplência por negligência e facilitando o relacionamento com pais, responsáveis e alunos.

3. Acesso 100% online

Uma das maiores limitações da planilha é: se você não tem o arquivo que precisa em determinado hardware, não conseguirá acessá-lo. Isso causa atrasos e a necessidade constante de transferi-los para a o espaço onde você quer utilizar.

Essa transmissão incessante de arquivos, além de desnecessária, é perigosa, pois em algum momento você perderá a noção de em qual máquina ou dispositivo uma importante massa de dados estratégicos está compartilhada.

No caso de softwares de gestão modernos não há essa preocupação, afinal ele está disponibilizado pelo fornecedor na nuvem. Ou seja, o acesso pode ser feito remotamente com um login e uma senha. Assim, você tem liberdade para conferir o status financeiro da sua escola, mesmo sem estar nela.

4. Segurança de dados garantida

Quando se fala em manuseio de dados online e na nuvem, alguns ainda mantêm-se relutantes pensando que essa não é uma alternativa segura. Porém, não há com o que se preocupar, afinal essa é uma opção até mais segura do que manter os arquivos em um HD.

Os dados do ERP são armazenados em diversos servidores, ou seja, se houver algum problema em um deles, você não perderá suas valiosas informações. Também, tudo está protegido por densos códigos criptográficos, impedindo a ação de hackers e vírus.

5. Gestão escolar eficiente

Todos esses benefícios e a coleção de ferramentas que você encontrará num ERP de qualidade servem para uma finalidade específica: manter uma gestão completa e eficiente da escola.

De maneira segura, você centralizará num sistema online tarefas do departamento financeiro, da secretaria, do acadêmico e do pedagógico. A unificação de todos esses processos é essencial para a escola que deseja escalar, pois facilita a comunicação e acesso de informações.

O software serve para facilitar o trabalho de quem está na ponta operacional, dando mais qualidade e certeza aos dados. Além disso, esse espectro de números e informações organizadas permite que o gestor da instituição e seu conselho tomem decisões concisas e embasadas.

O que mais você ganha com um bom ERP escolar?

Com todos esses benefícios em mente, também deve-se considerar o que agrega ao sistema educacional para que ele seja bom. 

Comumente, as empresas que fornecem esses softwares oferecem diferentes planos e preços. Pense bem no momento da sua escola e quais são suas necessidades atuais para selecionar o plano mais adequado.

Ainda, considere os seguintes aspectos para na hora de contratar:

1. Interface intuitiva

É muito fácil notar quando um software é desenvolvido pensando na melhor experiência possível de seus usuários. O maior indicativo deste fato é o quão intuitiva é a interface do sistema.

Afinal, ao optar por tal solução, você precisará treinar seus funcionários para utilizá-la. Com uma aparência agradável e aplicações simples de serem usadas o processo de implantação é muito mais simples. Ainda, isso influencia no quanto do potencial do produto os usuários conseguem aproveitar.

2. Treinamento eficaz

A implantação de um sistema novo é um processo delicado. Mesmo que a interface seja simples de ser interpretada, ainda podem surgir dificuldades para  encontrar e utilizar as ferramentas.

Por isso, foque em uma solução que forneça um treinamento completo sobre o produto. Você pode conferir a qualidade desse elemento consultando outras instituições que o utilizam.

3. Atendimento e suporte de qualidade

Mesmo o melhor sistema do mundo apresentará problemas em determinados momentos ou terá alguma funcionalidade que seu colaborador não lembra como utilizar. Por isso, certifique-se que o atendimento do suporte e customer success da solução contratada seja de qualidade.

No processo de contratação pergunte sobre o tempo de espera na linha ou a demora para responder chamados. Esses elementos são importantes para saber se os contatos futuros serão recheados de atrito ou você terá retornos rapidamente.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias, Escolas e Cursos.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.

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