rematrícula escolar 2020

Como montar um plano de rematrícula para reter mais alunos em 2020?

Com a proximidade do final de ano, um evento importante no calendário das escolas está ficando em evidência: a rematrícula escolar. Além das estratégias voltadas à captação para o próximo ciclo, é necessário focar na retenção de alunos para manter a operação financeira da instituição de ensino.

Não é exagero dizer que a sobrevivência de uma escola está atrelada ao sucesso no período de rematrículas. A capacidade de manter alunos influencia diretamente nas métricas financeiras do negócio, no preenchimento de turmas e no quanto será gasto para conseguir novos.

Entretanto, esse é um período de competição acirrada. Certamente, a sua não é a única escola na região e logo se pode notar a distribuição de panfletos e outdoors para “seduzir” pais e alunos.

Para auxiliá-lo nessa missão, o Superlógica Educacional elaborou este guia sobre como montar um planejamento de rematrícula escolar e reter mais alunos. Neste artigo você verá:

  1. Por que focar nas rematrículas?
  2. O passo a passo para fazer uma campanha de rematrícula escolar arrebatadora
    1. Capacitação de funcionários
    2. Criar planos de negociação e pagamentos
    3. Fazer estudos de mercado e perfis de clientes
    4. Descobrir os melhores canais de distribuição
    5. Estabelecer metas de rematrículas (e cancelamentos)
    6. Digitalizar e automatizar processos
  3. A preocupação com rematrícula deve existir o ano inteiro
    1. Mantenha um relacionamento próximo e participativo
    2. Construa uma reputação irrefutável
    3. Premie quem lhe divulga

1. Por que focar nas rematrículas?

Existe uma máxima em todos os mercados que é a do baixo custo da retenção de clientes em relação ao de vender para novos. De acordo com Philip Kotler, uma das maiores autoridades no marketing digital, manter um consumidor que já está na sua base custa de 5 a 7 vezes menos do que conquistar um novo.

Essa afirmação é ainda mais crucial quando falamos de negócios que recebem por pagamentos recorrentes como aluguéis, assinaturas, mensalidades, anuidade ou semestralidade. Isso porque quanto mais tempo o indivíduo aproveita seus serviços, mais você se beneficia do potencial dele como cliente.

No caso das instituições de ensino, que possuem um tempo limitado de contrato – o período máximo é o total de séries que a escola possui em sua progressão. Ou seja, os cancelamentos de matrícula têm um impacto ainda maior na saúde financeira da sua empresa.

Também, há a influência na captação de alunos, afinal você precisará repor os que estão indo embora para preencher as turmas. Possuir salas de aula desfalcadas, abaixo da quantidade mínima (breakeven), significa que você está pagando a mais para mantê-la.

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2. O passo a passo para fazer uma campanha de rematrícula escolar arrebatadora

No geral, tudo vai depender dos seus objetivos, maturidade do negócio, perfil dos clientes, entre outros fatores que podem guiar sua estratégia.

Mesmo assim, há boas práticas que podem ser seguidas para orientar seu planejamento. Abaixo você pode conferir uma série de etapas para criar uma campanha de rematrícula escolar arrebatadora.

2.1 Capacitação de funcionários

O primeiro passo é capacitar seu quadro de funcionários para que consigam desempenhar as estratégias de vendas e retenção com a maior eficiência possível. Todas as áreas da instituição que estiverem envolvidas no processo devem ser treinadas, desde o time comercial até a secretaria escolar.

Promova imersões em técnicas de negociação e vendas para quem estiver fazendo a prospecção ativa (televendas), crie roteiros e prepare os envolvidos no relacionamento. Lembre-se de ensinar-lhes a passar o valor que você entrega aos clientes como qualidade de ensino, cuidado com os filhos, infraestrutura e ensino inovador, preços e descontos são uma etapa posterior da conversa. 

De acordo com a pesquisa “Tendências para o mercado educacional 2020”, do Escolas Exponenciais, 78% dos pais e filhos não pretendem trocar de escola. Treine seus colaboradores para descobrir os motivos de quererem ficar e os explore nas negociações 

2.2 Criar planos de negociação e pagamentos

Não é possível se planejar para absolutamente todas as situações, existem casos específicos que precisam ser tratados separadamente. No entanto, quanto mais preparado para as possíveis negociações, melhores serão as taxas de retenção.

No momento da rematrícula os pais estarão dispostos a negociar valores e benefícios. Por isso, é importante ter um plano de negociação com os itens que podem ser ofertados e os limites. Divida essas estratégias de retenção de acordo com os perfis de clientes e premie aqueles que estão em dia com as mensalidades.

Também é interessante estabelecer os planos de pagamento. Além da precificação, defina quais serão as formas de pagamento. Diversifique os meios de cobrança, de maneira que os pais possam escolher aquele mais conveniente para eles, seja no boleto ou no cartão de crédito, por exemplo.

2.3 Fazer estudos de mercado e perfis de clientes

Se você precisará dos perfis de cliente para montar os planos de negociação, aproveite-os nas suas campanhas de captação e retenção. Alinhe com uma pesquisa de NPS (Net Promoter Score) e você saberá em quem deve concentrar esforços para manter.

Outro elemento crucial para a montagem de uma campanha de rematrícula escolar são os estudos de mercado. Procure saber quais são os índices de inadimplência médios, os principais motivos de cancelamento no seu setor, como seus concorrentes estão se agindo, entre outros indicadores para guiar suas ações.

Por exemplo, você sabia que o principal motivo para pais pensarem em trocar seus filhos de escola não é necessariamente o financeiro? Aspectos como localização distante da casa ou do trabalho, falta de investimento em inovação e pouca abertura para relacionamento com os professores são alguns fatores determinantes.


2.4 Descobrir os melhores canais de distribuição

Se você está elaborando campanhas para melhorar a retenção de clientes, antes de partir para as vias de fato, é crucial descobrir quais são os canais de distribuição ideais. De nada adianta montar estratégias de marketing inbound mirabolantes se o nível de penetração será mínimo.

Pense que estes clientes já estão na sua base, você entende como engajá-los e como fazer seus comunicados chegarem até os pais. Seja pela agenda, por redes sociais ou e-mail, encontre os meios e priorize a entrega das mensagens.

Para ajudar nessa tarefa, você pode procurar por ferramentas que para tornar o processo de envio de comunicados automático. Considere também investir numa plataforma de comunicação pela qual você pode enviar as campanhas.

2.5 Estabelecer metas de rematrículas (e cancelamentos)

Mais do que colocar em prática os planos, você também precisa de um objetivo, caso contrário, estará caminhando às cegas. Sabendo os números mínimos de alunos por sala, por exemplo, já é possível determinar quantos alunos precisa manter ou captar para evitar prejuízos.

Além disso, a escola deve ter uma meta pautada nos cancelamentos. Você não conseguirá reter todos os clientes, por isso estabeleça um número máximo de recusas de rematrículas – focando num número que não tenha forte impacto na sua saúde financeira.

Uma dica é montar metas agressivas, que mesmo se cumpridas em 70% ainda signifiquem um nível substancial de sucesso nas campanhas. Essa é uma das premissas das OKRs (Objective and Key Results), metodologia de gestão de pessoas e objetivos desenvolvida por Andrew Grove, ex-CEO da Intel.

2.6 Digitalizar e automatizar processos

Já citamos a automatização no envio de mensagens em massa logo acima, mas a eliminação de processos repetitivos não deve parar por aí. A escola deve procurar alternativas para otimizar todos os tipos de tarefas repetitivas.

O tempo gasto com processos diários é um verdadeiro gargalo no crescimento da sua empresa. Ao automatizar tais atividades, você pode focar os esforços do seu time na captação e na retenção.

Uma alternativa para promover essa mudança é contratar um sistema de gestão financeira e acadêmica. Assim, você concentra sua central de cobranças, meios de pagamento e cadastro de pais e alunos num lugar só.

3. A preocupação com rematrícula deve existir o ano inteiro

Por mais que as campanhas de rematrícula se intensifiquem a partir de outubro e novembro, os esforços com clientes devem ser feitos durante o ano inteiro. Se deixar essa preocupação apenas para um período específico, a maior parte do tempo será gasta com remediações.

Durante toda a jornada do consumidor, a instituição deve se dedicar a oferecer a melhor experiência possível e manter um bom relacionamento com os responsáveis e alunos. Confira abaixo algumas boas práticas:

3.1 Mantenha um relacionamento próximo e participativo

Os pais desejam ter satisfação e um relacionamento ativo com a escola e aqueles que atuam diretamente com seus filhos. Vá além das tradicionais reuniões semestrais para apresentar boletins, promova atividades que exijam seu engajamento na parte acadêmica e pedagógica.

3.2 Construa uma reputação irrefutável

Na luta por conquistar novos alunos e manter os já existentes, sua reputação é um dos maiores ativos. Apostar em inovação, fugir de métodos tradicionais, trabalhar as faculdades socioemocionais dos alunos e ter o selo de autoridade na sua região precisa ser o objetivo. A precificação é importante, mas não tanto quanto a sua real entrega de valor.

3.3 Premie quem lhe divulga

A divulgação boca a boca é a maneira mais barata de conquistar novos alunos e construir a autoridade citada acima. Se estiver fazendo um bom trabalho na gestão pessoal e acadêmica, isso vai se espalhar espontaneamente a partir de seus clientes. Portanto, utilize isso como força de marketing, premie e incentive quem lhe indica com benefícios ou, se for viável, descontos.

Apostar na retenção não é uma metodologia, mas uma prática constante que influencia diretamente na sua operação financeira diária. A saúde do fluxo de caixa está em jogo. Mesmo que não exista um manual de como criar campanhas, este artigo está cheio de dicas para guiar sua estratégia.

Sua escola já está aplicando alguma dessas estratégias ou tem elas no papel, mas com dificuldade de aplicar? Conte para nós nos comentários!

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.

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