gestão financeira escolar

6 dicas para montar um planejamento estratégico e otimizar a gestão financeira escolar

Apesar de cumprir uma importante função social, na formação dos indivíduos na sociedade, instituições de ensino privadas não devem esquecer de sua natureza como empresas. Assim, montar um plano estratégico eficiente para a gestão financeira escolar é essencial para uma continuidade saudável do negócio.

Um bom planejamento envolve:

  • Análise dos recursos disponíveis e fontes de receita;
  • Alinhamento de gastos com os objetivos pedagógicos;
  • Desenvolver uma cultura de gestão preditiva;
  • Investir em captação nos anos iniciais.

O guia de como sua escola deve planejar a gestão financeira será o Projeto Político Pedagógico (PPP). É nele que você revela ao conselho escolar seus objetivos estratégicos e delimita prazos. O direcionamento dos recursos servem para colocar as prioridades do PPP em prática.

Além disso, deve-se preocupar com mais alguns elementos. Um deles é a otimização de processos rotineiros da sua gestão financeira. Certamente, existem tarefas repetitivas que tiram seus colaboradores de missões estratégicas do seu planejamento.

O time do Superlógica Educacional listou 6 dicas para auxiliar sua instituição de ensino a organizar suas prioridades. Você verá a seguir

  1. O que é precisa para montar um planejamento estratégico?
    1. Liste suas fontes de receita
    2. Analise os recursos disponíveis
    3. Alinhe as despesas com seus objetivos pedagógicos
    4. Desenvolva uma cultura preditiva
    5. Crie metas realistas
    6. Automatize processos
  2. Como fazer uma gestão financeira escolar eficiente
    1. Saia das planilhas
    2. Reduza a inadimplência
    3. Bônus: invista nas séries iniciais

O que é preciso para montar um planejamento estratégico?

Organizar a gestão financeira de uma instituição de ensino está longe de ser uma tarefa simples. Precisa-se fazer um monitoramento minucioso sobre o fluxo de caixa, capital de giro, investimentos, cobranças, compras, impostos e muitos outros processos comuns a empresas de outros segmentos.

Há, também, a necessidade em alinhar todos esses processos financeiros com o Projeto Político Pedagógico. O direcionamento de recursos está intrinsecamente atrelado ao que a escola delimitou e teve como aprovado pelo Conselho Escolar que a rege (Estadual, Municipal, Nacional…).

Se por um lado existe este aspecto a mais para alinhar ao planejamento, ao menos o foco da sua gestão de caixa já foi pensado na montagem do PPP. Restando a elaboração de uma lista de prioridades para realizar uma gestão de finanças eficiente. Como a que desenvolvemos a seguir:


1. Liste suas fontes de receita

Instituições de ensino não se rentabilizam apenas através da mensalidade escolar, materiais, uniformes e cursos extra-curriculares. Inclusive, é um erro muito grave não considerar todas as fontes de receita na hora de montar um planejamento estratégico.

Além, dos elementos recorrentes ou sazonais citados acima, coloque na balança as seguintes informações: empréstimos bancários, financiamentos, investimentos externos, venda de bens e ativos.

Na previsão orçamentária, considere também suas despesas. Essa é a hora de sentar e listar todos os gastos recorrentes e situacionais que podem surgir. Assim, ficará mais fácil delimitar o quanto e para onde irão seus recursos.

2. Analise os recursos disponíveis

Com fontes de entradas e saídas no papel, você já tem uma ideia substancial de como estará seu fluxo de caixa. Some esse elemento ao que você já tem disponível para investir ou guardar. Ter uma margem sobre o quanto você pode efetivamente gastar é importante para não deixar oportunidades escaparem no futuro. 

Por exemplo, se sua meta para o futuro é a expansão, naturalmente precisará guardar dinheiro para custear o projeto. Porém, mesmo nesse longo prazo, podem aparecer necessidades ou propostas disruptoras, como uma solução para seus problemas com inadimplência.

Mudanças como essa não precisam ser um desvio inesperado no seu plano. Quando montá-lo, considere a possibilidade de que tais revisões precisarão ser refeitas em prol da melhoria operacional do seu financeiro.

3. Alinhe as despesas com seus objetivos pedagógicos

Finalmente, com o balanço e algumas algumas possibilidades ponderadas, chegou a hora de destinar seu investimento na escola. E neste caso, é imprescindível alinhar isso com seus objetivos pedagógicos.

Suponhamos que uma das “missões” que definiu no seu PPP seja “tornar-se referência em educação financeiro no ensino infantil”. Parte das suas despesas deverá ser realocada para impulsionar este aspecto. Ou seja, a encomenda de materiais didáticos, treinamento e contratação de professores, promoção de eventos e excursões, entre muitas outras ações possíveis.

4. Desenvolva uma cultura preditiva

Note que os três primeiros itens envolvem: levantamento, análise e alinhamento. Esses primeiros passos são o caminho para estabelecer uma cultura preditiva na sua instituição de ensino.

O que isso quer dizer? Desde os primeiros momentos suas ações estão pautadas em números e situações previamente consideradas. Ou seja, seu dinheiro não vai a destinos inesperados.

O próximo passo é a ponderação de diferentes cenários nos quais seus planos podem ser desviados. Afinal, nem tudo acontece de acordo com nossas previsões, metas podem ficar abaixo ou acima do esperado por exemplo.

Considere situações hipotéticas, mas plausíveis, e pense como poderia solucioná-las. Assim, você não vai precisar fazer um plano de contingência emergencial ou ter mais dinheiro em mãos sem saber como investí-lo.

5. Crie metas realistas

Com até o inesperado sobre o controle, chegou o momento de criar metas para suas finanças. No aspecto pedagógico, essas metas já estão explicitadas no PPP, mas seu planejamento financeiro não converge apenas com esse setor da escola.

É preciso alinhar as expectativas com os objetivos de vendas e marketing para captação e retenção de alunos, por exemplo. Sendo assim, crie metas com dois critérios em mente: prioridade e palpabilidade.

As prioridades delimitam quanto e para onde irão seus recursos financeiros. Já a palpabilidade é a noção de criar metas agressivas, mas que possam ser alcançadas. Se prometer algo muito além de sua capacidade atual, você vai apenas se frustrar por não ter chego perto dos resultados.

Um método utilizado por grandes empresas, como Google e a própria Superlógica, para definir e gerir metas são os Objectives and Key Results (OKR). Este é um modelo na gestão de objetivos de longo prazo, mas “é um pouco mais simples e não leva em conta cascateamento de estudos anuais”, revela Bruno Soares, CEO e cofundador da Feedz.

Quer saber mais sobre a metodologia OKR nestes artigos!

O que é OKR? Como implementar na minha empresa?

Como aplicar OKRs no planejamento orçamentário de negócios recorrentes

Como aplicar feedbacks e engajar seus colaboradores

6. Automatize processos

O último passo é, na verdade, uma maneira de otimizar a sua entrega de resultados. Para monitorar o andamento do plano estratégico e manter sua aplicação, é importante libertar seu time financeiro dos processos obsoletos.

O potencial dos seus colaboradores não está nas tarefas repetitivas, mas sim na execução de funções estratégicas. Por exemplo, quanto tempo leva entre financeiro e secretaria na cobrança de inadimplentes? É muito mais fácil gerar uma régua de cobrança para notificar os pais, deixando sua equipe com tempo para pensar em planos de ação para alcançar as metas.

Como fazer uma gestão financeira escolar eficiente

Gostou do passo a passo? Pois temos ainda mais dicas! 

Além de saber como organizar um planejamento estratégico, existem práticas do seu dia a dia que podem ser modificadas em favor da sua eficiência. 

Os processos que descreveremos abaixo podem (e devem!) ser automatizados para poupar seu tempo. Basta um sistema de gestão financeira escolar de qualidade, como o Superlógica Educacional para escolas, que você poderá voltar a atenção na geração de valor para seus clientes.

1. Saia das planilhas

Para instituições iniciantes, as planilhas podem até ser relativamente efetivas de manter o controle financeiro. Porém, conforme a escola cresce, os dados acumulam e ficam mais complexos.

Esse centro operacional tão importante de uma empresa não pode ficar para sempre passível de erros humanos e riscos de armazenamento. Por isso, instituições de ensino devem mover esse elemento para um ERP, preferencialmente de uso intuitivo, para organizarem sua vida financeira de maneira mais eficiente e segura.

2. Reduza a inadimplência

Outro grande problema no planejamento é a inadimplência escolar. Esse problema vai existir mesmo nos cenários econômicos mais otimistas. Isso porque pais e alunos priorizam despesas fundamentais como energia, saneamento, gás etc.

Neste caso, um software de gestão, realmente completo, também deve ajudá-lo. Além de ter uma visualização completa sobre essa métrica importante, você pode gerar notificações automáticas para lembrar os responsáveis das datas de vencimento.

3. Bônus: invista nas séries iniciais!

Finalmente, este aspecto não tem relação direta com a eliminação de processos, mas sim com a sua capacidade de se rentabilizar. Entre as empresas que recebem via pagamentos recorrentes existe uma importante métrica chamada Lifetime Value (LTV).

Trata-se de uma representação de quando um cliente deixa para você em todo o período que passa sob contrato dentro de uma empresa. Ou seja, quanto mais tempo ele fica, mais dinheiro ele deixa.

Diferente dessas empresas, instituições de ensino têm um tempo limitado de contrato, que é a quantidade de séries oferecidas. Portanto, para que você consiga aproveitar todo o potencial de seus clientes, invista nas séries iniciais. 

Por exemplo, se você oferece todo o ensino básico, vale a pena apostar na captação de alunos desde os primeiros anos do ensino infantil. E, claro, trabalhe para ter esses pais e alunos satisfeitos o suficiente para mantê-los durante toda a vida escolar do jovem.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias, Escolas e Cursos.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.

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