Evite a falência: a importância do fluxo de caixa na sua escola

Manter o controle minucioso sobre os processos financeiros de uma empresa é parte essencial da rotina administrativa. Com escolas e cursos livres não é diferente, afinal, antes do aspecto pedagógico é preciso olhar para si como um negócio.

No caso dos empreendimentos voltados para o ensino, que tradicionalmente cobram mensalidades, manter suas métricas atualizadas é ainda mais crítico. Esses modelos costumam ter uma taxa alta de inadimplência. Se você não está observando as defasagens nas receitas e despesas, o despreparo resultará em pouca liquidez no caixa.

A fim de evitar surpresas causadas pela má gestão, uma das soluções é fazer um criterioso acompanhamento do fluxo de caixa.

Para quem não atua na parte de finanças, este pode parecer um nebuloso campo no qual é melhor deixar os outros cuidarem. Mas tudo pode se tornar simples para você e seus contadores se obtiverem uma análise frequente das entradas e saídas de sua escola.

Por que o fluxo de caixa é importante para minha escola?

Basicamente, este é um relatório identificando e caracterizando o capital que entrou ou saiu de seu caixa. Negligenciá-lo significa não ter conhecimento do sobre o dinheiro sendo movimentado dentro de sua empresa.

A conta para saber se sua saúde financeira está prejudicada neste caso é bem fácil! Se suas receitas são maiores que suas despesas, você tem um fluxo de caixa positivo. Se suas despesas são maiores que as receitas, temos um fluxo de caixa negativo.

Porém, não bastam apenas operações matemáticas simples para manter uma base confiável das ações a serem tomadas. É preciso especificar a fonte e o destino dessas quantias.

Marco Aurélio Bedê, analista de Gestão Estratégica do Sebrae, discorre sobre essa necessidade. “Todas as operações de receitas e despesas deveriam ser contabilizadas para se obter uma boa gestão dos recursos financeiros do negócio. Uma boa gestão financeira é uma condição indispensável à sobrevivência do negócio a longo prazo”.

Por exemplo, em uma escola de ensino básico ou uma de cursos livres – idiomas, música e profissionalizantes, por exemplo – você precisa detalhar o quanto veio do pagamento recorrente, repasses de investidores e demais ativos.

Tenha atenção redobrada na hora de minuciar os gastos. É importante separar por setor, destino, se foi compra ou pagamento de honorários e o quanto mais conseguir.

Uma dica é dispô-los com uma primeira subdivisão de fixos ou variáveis. Os primeiros são os quais você tem pré-definidos (verba destinada ao Marketing, salários dos colaboradores etc.) e os segundos são aqueles que não tem um valor periódico estabelecido (contas de água, luz, gás etc.).



Consequências de não controlar o fluxo de caixa

Bedê afirma que a falta de monitoramento “impede a adoção de medidas corretivas na gestão do negócio, para evitar os descasamentos entre receitas e despesas”. E completa dizendo que “a recorrência de descasamentos entre receitas e despesas, se não previstas à tempo, podem levar à descapitalização prematura do negócio, o que pode levar ao seu fechamento”.

Referir-se ao status de suas contas como saúde financeira também não é mera coincidência. Os membros do seu departamento de contabilidade são como “doutores”: Fazem exames para determinar se está tudo correndo bem, lhe dando margem para encontrar soluções.

Temos ainda dois termos chave, habitualmente não atrelados ao mundo corporativo: as taxas de sobrevivência e de mortalidade.

De acordo com a última pesquisa do Sebrae, entre 2008 e 2014, o cenário para o empreendedor virtualmente melhorou. A taxa de empresas que mantiveram suas atividades depois de dois anos da abertura saltou de 54,2% em 2008 para 76,6% em 2012.

Contudo, é melhor não se iludir! Quando olhamos apenas para as Microempresas (MEs) – aqui se enquadram muitas escolas de idiomas e de música – a taxa de sobrevivência foi de apenas 55% em 2012.

Precisamos identificar também onde os negócios fracassados erraram. Na mesma pesquisa, 13% dos entrevistados falidos disseram que uma gestão financeira mais eficaz teria evitado essa situação.

A porcentagem é pouca perto dos 52% que reclamaram dos muitos impostos e encargos. Mas devemos lembrar sobre como as contas de uma empresa nova se confundem com a conta pessoal do proprietário, por isso há uma grande probabilidade do acompanhamento do fluxo de caixa não ter sido feito como se deve.

Dicas para manter o fluxo de caixa positivo

Sabemos que não basta apenas falar de vantagens e consequências. O objetivo de todo empreendedor é não cair nas estatísticas de taxa de mortalidade. Principalmente os donos de novos cursos e escolas, por terem uma captação de alunos mais dificultada. Então aqui vão algumas práticas transformadoras para manter um controle financeiro mais clínico e eficaz.

Estabeleça uma periodicidade

Em tempo real, diariamente, semanalmente, quinzenalmente… Tanto faz a frequência, pois para negócios emergentes ainda será difícil estabilizar essas métricas. O importante é definir ao menos um intervalo para analisar a liquidez do caixa.

O analista de Gestão Estratégica do Sebrae ainda salienta que “se os recursos do negócio permitirem o controle em tempo real, isso seria melhor. Mas isso pode implicar em investimentos altos de controle financeiro. Então, pode-se pensar em um controle diário. Não sendo possível, deve-se partir para periodicidades maiores, até que o investimento a ser feito se enquadre na disponibilidade de recursos da empresa”.

Nova call to action

Estude seus dados

Uma planilha cheia de números não tem significado pragmático sem interpretação de alguém. É seu papel como gestor estar ciente das movimentações de capital em sua escola. Mesmo que não entenda muito dessa parte, peça para o responsável ajudá-lo a dar objetivo estratégico aos números.

Facilite a visualização desses dados transformando-os em gráficos e esquemas. Essa medida não serve apenas a você, mas também ao restante de seus colaboradores que podem sugerir ideias para corrigir determinadas disfuncionalidades.

Também observe item por item para identificar se existem gastos que podem ser cortados ou pistas para formular novas estratégias e atrair mais clientes.

Por fim, estabeleça metas de acordo com suas necessidades. Seu controle de fluxo de caixa lhe ajudará a traçar esses planos.

Tecnologia à seu favor

Um problema recorrente na administração das empresas foi não estar “sempre atualizado com respeito às novas tecnologias do seu setor”. Para as empresas que se mantiveram ativas, 89% disseram estar à par das novas ferramentas contra 78% das que faliram.

Alternativas interessantes vão desde novas ferramentas para o uso pedagógico como tablets, aulas de robótica e aplicativos para auxiliar o professor, até um sistema integrado de gestão administrativa e financeira.

“Atualmente os recursos de informática para o controle financeiro da empresa são inúmeros. Vão desde o controle por meio de uma simples planilha de excel até sistemas altamente integrados, que conectam todas as áreas do empreendimento (por exemplo: financeira, de operações, de pessoal etc)”, ressalta Marco Aurélio Bedê.

Sobre a Superlógica

A Superlógica desenvolve o software de gestão líder do mercado brasileiro para empresas de serviço recorrente. Somos referência em economia da recorrência e atuamos nos mercados de SaaS e Assinaturas, Condomínios, Imobiliárias e Educação.

A Superlógica também realiza o Superlógica Xperience, maior evento sobre a economia da recorrência da América Latina, e o Superlógica Next, evento que apresenta tendências e inovações do mercado condominial.

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