5 dicas para aumentar a produtividade da sua administradora de condomínios

Manter a produtividade é um dos grandes desafios enfrentados no ambiente de trabalho e de suas equipes. É preciso aprender a utilizar as ferramentas tecnológicas e certas estratégias de produtividade ao seu favor.

Pensando nisso, reunimos 5 dicas para aumentar a produtividade de sua administradora de condomínios, auxiliando-o na transição de muitos papéis e processos antigos para processos modernos tendo a tecnologia como sua aliada. O melhor caminho para que sua administradora não fique para trás!

1. Automatize processos

No dia-a-dia das administradoras de condomínio, conforme mencionamos, é muito comum a imensa quantidade de papéis e também de processos antigos (manuais) que dificultam a agilidade dos processos e otimização de recursos.

A primeira dica, portanto, é automatizar os processos da administradora do condomínio com tecnologia. Para isso, reúna informações sobre ferramentas que podem auxiliar a administradora no gerenciamento de documentos para envio e recebimento de arquivos e também para gerenciamento de solicitações dos clientes. Afinal, uma das atividades mais solicitadas é o envio da segunda via de boletos e isso pode levar bastante tempo, um aumento de custos e utilização de recursos da empresa.

Pesquisar ferramentas e serviços que podem auxiliar a sua administradora de condomínios a automatizar processos é uma ótima dica para aumentar a produtividade, pois elas permitem o controle e monitoramento de movimentações financeiras, por exemplo, dentre outras atividades.

2.Utilize novas tecnologias para organizar tarefas

A gestão do tempo é fundamental para aumentar a produtividade da sua administradora. No mercado já existem diversas ferramentas e metodologias para te auxiliar na organização de suas tarefas. O maior benefício de utilizar novas tecnologias para isso é a possibilidade de organizar as tarefas por equipe, além de definir fluxos de trabalho, padronizar processos e escolher o melhor método, aquele que melhor se adapta à realidade da sua administradora.

Algumas das ferramentas que podemos citar, são: Runrun.it, Trello, Kanban Flow e Asana. Elas são ótimas para otimizar processos da gestão da administradora e otimizar recursos, auxiliando na execução de atividades rotineiras e até mais complexas em bem menos tempo. Uma técnica famosa e que pode ser eficaz para aumentar sua produtividade é utilizar o SCRUM e contagem de tempo por Pomodoro.

Essas ferramentas também são ótimas para diminuir a falta de foco e o desperdício de tempo, principalmente com atividades que não estão relacionadas ao trabalho, pois ao utilizar uma ferramenta para gerir as atividades, os colaboradores se tornam mais comprometidos e cientes de suas tarefas.

3. Priorize tarefas

Ao estar ciente de suas tarefas, a equipe também consegue priorizar o que é necessário. Para isso, é preciso estipular as responsabilidades de cada membro de maneira assertiva, sem deixar dúvidas.

Aqui a tecnologia também é uma grande aliada! Você pode utilizar as mesmas ferramentas para criar matrizes de priorização, como a matriz GUT, Rice, Matriz de Custo Benefício e Matriz de Urgência e Importância.

1. Matriz GUT: É a mais completa, mas um pouco mais trabalhosa também. Com essa matriz, é possível fazer uma relação de cada ação levando em conta a gravidade, urgência e tendência do fenômeno, de modo a tomar a melhor ação para o momento.

2. Matriz Rice: Essa é a matriz de Alcance, Impacto, Confiança e Esforço. Os três primeiros itens são pontuados e divididos pelo último para entender o impacto de cada ação e tomar sua decisão.

3. Matriz de Custo Benefício: Essa é uma matriz de fácil compreensão, em que o custo é o fator utilizado para tomada de decisão.

4. Matriz de Urgência e Importância: Essa é a matriz menos conhecida, mas que também tem uma proposta similar a das outras, em que a ação é definida conforme sua importância e urgência em quadrantes. Assim, o que é mais urgente e importante é o que será resolvido primeiro.

4. Estabeleça metas

Produtividade e gestão do tempo estão intimamente ligadas. E, nada melhor do que estabelecer metas para aumentar a produtividade. Se você traça seus objetivos e entende quais são as tarefas necessárias para atingi-los, o processo se torna mais otimizado e assertivo, reduzindo custos e recursos necessários. Trace metas e analise o que pode estar impedindo caso não atingir.

5. Utilize um sistema de gestão

Conforme reforçamos, utilizar a tecnologia como aliada na hora de aumentar a produtividade de sua administradora é fundamental. Um sistema de gestão, por exemplo, possibilita centralizar as informações, documentar o histórico do cliente, automatizar processos e otimizar o tempo dos colaboradores da equipe.

Finalizando, aqui vão as dicas rápidas para aumentar a produtividade da sua administradora

1. Automatize processos
2. Utilize novas tecnologias para organizar tarefas
3. Priorize tarefas
4. Estabeleça metas
5. Utilize um sistema de gestão

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