Rotina Imobiliária: Como funciona?

Se você é um corretor imobiliário experiente ou dono de uma imobiliária, você com certeza já sabe como é a rotina de uma imobiliária. Conhecer todas as atividades que são executadas dentro da sua empresa é o primeiro passo para gerenciar seu negócio com qualidade. Mas você sabia que não ter atenção a todos os passos que estão sendo executados na empresa, podem fazer você perder tempo e dinheiro?

O dia a dia de uma imobiliária costuma ser bem agitado, principalmente quando sua gestão não é tão eficiente ou a empresa não está bem organizada. Para que você consiga fazer um diagnóstico da qualidade dos processos da sua empresa, listamos, no artigo de hoje, as principais atividades que acontecem hoje em uma rotina imobiliária e como esses processos podem ser otimizados. Acompanhe:

DIMOB e declaração de rendimentos

Se você faz esses registros manualmente e armazena notas fiscais e documentos em um desktop, saiba que você está perdendo muito tempo e ainda correndo risco de errar gravemente e ser multado.

A melhor forma de uma imobiliária ser eficiente nessa tarefa é enviando as notas fiscais diretamente do sistema à prefeitura e gerenciando em um mesmo software os contratos que retém impostos de renda. Isso significa que anualmente a DIMOB pode ser gerada com um clique no padrão correto da Receita Federal, assim, economizando tempo e dinheiro.

Assinatura do contrato e vistoria do imóvel

Essa atividade está entre as mais importantes da imobiliária. É por meio do contrato de locação/venda e do contrato de vistoria que a imobiliária assegura todas as partes envolvidas de que os acordos serão seguidos à risca.

Esses são documentos que não podem ficar perdidos ou arquivados em locais que somente uma pessoa tem acesso. Para garantir a segurança dos arquivos e o acesso de todos é fundamental utilizar um bom software de gestão imobiliária que tenha funcionalidades específicas para a gestão de contratos.

Assim, seus documentos ficam armazenados em nuvem (100% online) e podem ser acessados por meio de qualquer dispositivo com internet. Essa funcionalidade também facilita controlar quantos contratos estão ativos e quantos contratos são fechados por mês, consequentemente, melhorando o gerenciamento da sua empresa.

Captação de imóveis

A captação de imóveis é uma etapa fundamental para uma imobiliária, afinal não é possível vender ou locar imóveis que não foram captados. Para que esse passo funcione da melhor forma possível, é necessário que os imóveis que estão em processo de captação, sejam compartilhados com toda a equipe para evitar retrabalho.

Ter alguns profissionais exclusivos para captar também é uma estratégia bastante utilizada. Dessa forma, os outros corretores ficam com tempo livre para trabalharem o atendimento e fechamento das vendas.

Divulgação do imóvel

Essa é uma tarefa que pode não estar ainda na rotina da sua imobiliária, mas ganhou uma enorme importância nos últimos anos devido à popularização da internet. Há alguns anos, divulgar um imóvel resumia-se em anunciar em jornais, porém, hoje em dia, são tantas estratégias e possibilidades que as imobiliárias possuem departamentos exclusivos para o Marketing.

Independente da forma que você optar por trabalhar essa etapa na sua imobiliária, é importante não deixá-la de lado para captar novos clientes e dar vazão aos imóveis da sua carteira. Uma forma de otimizar a divulgação de imóveis é apostar em portais online e softwares de automação de Marketing, além de ter um bom site.

Atendimento e visitas

Essa etapa é crucial para o fechamento de um negócio. A dica para trabalhar melhor é utilizar um sistema que registre tudo que é discutido nessas etapas, como um CRM, ao invés de utilizar planilhas ou arquivos pesados que possam ser perdidos ou ficam sob controle de uma única pessoa.

Esse tipo de organização ajuda não só no controle e compartilhamento de informações, mas também influencia diretamente na qualidade do atendimento ao cliente. Além disso, organizar essa etapa colabora com a produtividade da imobiliária como um todo, já que dá agilidade e segurança aos processos.

Envio de boletos

Especialmente em imobiliárias que atuam com locação, essa tarefa ocupa bastante tempo da equipe. Se a sua empresa está em crescimento ou pretende crescer, emitir os boletos um a um e enviar para cada cliente é uma tarefa inviável. Controlar as informações com ferramentas precárias, como com planilhas, pode tornar essa atividade ainda mais trabalhosa.

Para otimizar essa etapa é fundamental contar com um software de gestão imobiliária. Esse tipo de sistema é capaz de gerar todos os boletos de uma forma simples, diferentemente do sistema dos bancos. Você cadastra o contrato uma única vez e os boletos são gerados automaticamente todos os meses com as informações corretas e enviados para seus clientes.

Cobrança

Como é feita a cobrança na sua imobiliária? Se a inadimplência faz sua equipe perder muito tempo, é preciso rever esse processo urgentemente. Uma rotina imobiliária inteligente conta com sistemas especializados que tornam seu dia a dia mais prático. A cobrança é um exemplo de processo que pode ser otimizado.

Um software de gestão imobiliária permite que você agende o envio dos boletos e notificações por e-mail e SMS. Isso evita que sua equipe perca tempo gerando segunda via de boletos e fazendo ligações de cobrança. Para otimizar esse processo, a automatização com certeza é a melhor alternativa.

Outra funcionalidade que pode ajudar nessa tarefa é inserir no seu site a área do locatário. Também oferecido pelo sistema de gestão imobiliária, esse espaço serve para que os próprios clientes gerem segundas vias de boletos, abram chamados e compartilhem documentos, diminuindo a demanda por atendimento por e-mail e telefone da sua equipe.

Repasse do aluguel

Essa é outra tarefa que pode ter uma eficiência muito maior com um sistema de gestão imobiliária. O repasse do aluguel ao proprietário pode ser feito diretamente do sistema. Assim, economizando e organizando de verdade a área financeira da sua empresa. Além disso, um software de gestão disponibiliza a área proprietário em seu site, onde o cliente pode compartilhar arquivos, fazer solicitações e consultar os extratos de repasse.

Como está a rotina da sua imobiliária? Você acredita que seguindo nossas dicas pode aumentar os resultados e a produtividade da sua equipe? Deixe suas dúvidas nos comentários e explicaremos como um software de gestão imobiliária pode ajudar.

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