Como fazer um bom planejamento orçamentário do condomínio

O planejamento orçamentário do condomínio é um desafio que todos os administradores de condomínio e suas equipes enfrentam anualmente. Esse é um dos mais importantes documentos na administração financeira e no planejamento, pois é a partir dele que são definidos reajustes na cota condominial, aprovação de obras e outras decisões importantes para o ano seguinte.

A elaboração desse documento deve ser muito cuidadosa, pois demonstra transparência aos condôminos e evita que o condomínio aumente suas dívidas e feche o próximo ano com prejuízos. Para realizar o planejamento orçamentário do condomínio de forma eficiente existem algumas regras simples que ajudam a torná-lo preciso e eficaz.

1. Levantar todas as despesas

A primeira dica para realizar um bom planejamento orçamentário do condomínio é levantar todas as despesas que o condomínio teve no ano anterior. Inclua água, luz, manutenção, funcionários e outros pagamentos realizados durante o período analisado. Verifique também todas as fontes de receitas.

Todos esses dados devem ser reunidos com detalhamento de gastos e recursos. Assim, é possível visualizar quais serão as possíveis despesas do próximo ano e também quais foram os erros cometidos ou gastos não calculados no ano anterior. Com um sistema de gestão para condomínios, essa tarefa torna-se mais simples, já que é possível visualizar as informações de forma rápida, sem a necessidade de fazer levantamentos.

2. Calcular os reajustes salariais

Uma despesa que pode e costuma variar é o salário dos funcionários do condomínio. Por isso, uma parte importante do planejamento orçamentário é calcular os reajustes salariais dos funcionários e contratos com prestadores de serviço. Nessa etapa vale a pena deixar uma folga para evitar qualquer imprevisto.

Além disso, já conte com despesas como 13º salário, férias e outros encargos dos funcionários. Alguns condomínios optam por ratear esses custos nas épocas próprias, mas para evitar flutuação da taxa condominial é mais indicado dividir entre todos os meses.

3. Ter atenção às sazonalidades

Assim como o 13º salário e férias de funcionários, existem outras despesas sazonais que precisam ser consideradas no planejamento orçamentário do condomínio.

Alguns exemplos são:

• Aumento do consumo de água durante o verão;
• Aumento do consumo de energia elétrica no inverno;
• Maior uso e necessidade de manutenção da piscina em épocas quentes;
• Dedetização das áreas comuns do condomínio.

São várias as despesas que ocorrem apenas algumas vezes no ano ou se concentram durante alguns meses. Uma dica para identificar esses gastos é analisar no ano anterior os meses que tiveram uma saída maior de capital e pontuar os motivos. Outra dica refere-se a famosa Provisão Orçamentária, que é o fato de adiantar e parcelar despesas como, por exemplo, o INSS, o FGTS, PIS, férias, 13° e previsão de rescisão dos funcionários do condomínio.  Assim, essas despesas já podem entrar no planejamento do próximo ano e evitar surpresas.

4. Contar com a inadimplência

Infelizmente, a inadimplência é um problema que afeta todos os tipos de negócio, e especialmente em períodos de crise, atinge também os condomínios. Por isso, observe os índices de inadimplência do ano anterior e preveja uma cota contingencial, que deve ser um pouco maior que o valor acumulado de inadimplência do ano anterior.

Dessa forma, mesmo que alguns condôminos faltem com seu compromisso, o condomínio não entra em uma situação complicada e consegue continuar pagando as contas sem sentir tantos os efeitos da inadimplência. Ao final do ano, caso o dinheiro não tenha sido utilizado, pode ser devolvido ou aplicado em alguma melhoria do condomínio.

5. Planejar os investimentos

Ficou claro que quando existe um planejamento orçamentário do condomínio, a taxa condominial se torna bem justa, já que não é recolhido mais ou menos dinheiro do que o necessário. Por isso, caso exista interesse em realizar investimentos, como reformas e melhorias, é necessário analisar a prioridade de cada investimento, decidir em assembleia quais serão colocados em prática e prever essa despesa no rateio dos moradores.

Essas regras tornam o planejamento orçamentário do condomínio mais eficiente. Porém, se a sua ideia é fazer com que esse processo seja mais rápido e simples para você e sua equipe, ferramentas como o Superlógica podem te ajudar.

Uma das funcionalidades do sistema possui inteligência de analisar os gastos do ano anterior e acrescentar a inflação e reajustes do próximo ano, assim o Superlógica realiza uma previsão orçamentária completa dividida pelos meses do ano.

Como fazer a previsão orçamentária? from Superlogica on Vimeo.

Essa funcionalidade também permite que você insira o orçamento total levantado por você e realiza a divisão entre os meses do próximo ano. Além disso, é possível fazer modificações personalizadas de acordo com as necessidades de cada condomínio.

O Superlógica Condomínios é um software desenvolvido especialmente para facilitar o dia a dia e os processos da administradora de condomínios. Faz isso simplificando seus processos, te ajudando a oferecer mais serviços para os clientes e reduzindo os custos da sua empresa. Quer saber mais sobre como o Superlógica pode te ajudar a aumentar os resultados da sua administradora? Clique aqui e conheça todas as funcionalidades!