SLBoletos na Superlógica
Ao ser criada, em 1999, a Superlógica Tecnologias desenvolveu o software Condor. Nele, estavam inclusos todos os serviços necessários à administração de condomínios. Dentre as muitas facilidades que oferecia, o software conta com eficiente controle dos boletos. Essa ferramenta evoluiu a ponto de tornar-se completa, despertando na equipe Superlógica o desejo de disponibilizá-la não só às administradoras de condomínios, mas a qualquer empresa que necessitasse deste serviço. Foi assim que nasceu o SLBoletos.
Para criar um software realmente bom e que suprisse inteiramente as necessidades dos usuários, a Superlógica usou como ‘cobaia’ a própria empresa. Desta forma, todas as patologias encontradas no software durante o período de testes foram identificadas e resolvidas. Abaixo estão discriminados os principais desafios durante o período de testes e as soluções que encontramos para eles.
INADIMPLÊNCIA
Um dos grandes desafios que enfrentávamos era a inadimplência. Anteriormente, todo o processo, desde o cálculo da dívida até a envelopamento e postagem das notificações, era feito manualmente. Nossos profissionais tinham que calcular os acréscimos legais, escrever os avisos de pendências individualmente e enviá-las pelo correio. Tudo isso representava um penoso e demorado processo que conseqüentemente prejudicava o controle da inadimplência e nã alcançava resultado.
Com opções simples no SL Boletos, as datas para enviar as notificações de falta de pagamento são configuradas e o controle a partir dai é feito diariamente de forma metódica. Os inadimplentes são notificados, via email, quatro e sete dias após o vencimento. Depois de 15 dias eles recebem uma notificação, via correio, onde consta o valor do débito acrescido dos juros. Vale reiterar que todas as datas são variáveis, de acordo com as necessidades de cada empresa. No caso da Superlógica, na eventualidade da não quitação do compromisso financeiro, o SlBoletos notifica automaticamente o site Superlogica.com, que faz o bloqueio do sacado aos recursos disponíveis.
No novo sistema, os relatórios de inadimplência também foram reformulados para garantir um diagnóstico antecipado de variações no fluxo de caixa provocados pela inadimplência. As medidas contra os devedores tornaram-se muito mais eficazes, agregando uma imagem de competência ao departamento financeiro da empresa.
MAJORAÇÃO DE MENSALIDADE
Um outro grande desafio encontrado foi a questão dos reajustes de mensalidade. Segundo nosso contrato, os reajustes de todos os clientes são realizados anualmente no mês da assinatura, portanto em momentos distintos para cada um dos clientes. Nosso departamento financeiro encontrava a necessidade de, todos os meses, consultar a data de fechamento de cada cliente, verificar o índice de reajuste do INPC, calcular o novo valor e, finalmente, enviar notificação para os clientes. Com o crescimento da empresa, este processo tornou-se inviável e a Superlógica passou a perder receita, pois deixamos de calcular os reajustes. Com o SLBoletos, o processo ficou infinitamente mais fácil. Basta ao usuário do software definir o período em que deseja consultar os fechamentos e inserir o índice de reajuste do INPC. O SLBoletos calcula o valor reajustado e gera uma carta de notificação que, depois de impressa, é enviada ao cliente, via correio.
SEGUNDA-VIA DE BOLETOS
A questão da segunda-via de boletos foi uma das maiores preocupações de nossa equipe no desenvolvimento do SLBoletos. A dificuldade ocorria porque anteriormente era necessário, quando havia atraso no pagamento, que o cliente entrasse em contato conosco e solicitasse a segunda-via. Depois, tínhamos que calcular o novo valor acrescido de juros, emitir e enviar um novo boleto. Hoje, o cliente tem autonomia para acessar o site da Superlógica e imprimir o mesmo boleto, que já estará reajustado de acordo com o atraso. Este documento atualizado vem com nova data de pagamento, dando ao cliente a possibilidade de pagar em qualquer banco, contanto que ele faça isso antes do novo vencimento. Essas facilidades podem ser integradas ao site de todas as empresas que utilizam o SLBoletos.
Para os inadimplentes reiterados, o sistema permite ainda indisponibilizar a emissão de segunda-via. É uma forma de simplificar a vida do bom pagador, sem a preocupação de prejudicar o recebimento dos inadimplentes crônicos.
Ainda no quesito segunda-via, o SLBoletos fornece outra ferramenta interessante. A empresa pode, de acordo com datas que ela mesmo define, enviar aos seus clientes, via email, um link onde acessam diretamente o boleto atualizado. Assim, ele imprime e paga o documento em qualquer agência bancária.
INTEGRAÇÃO ENTRE SISTEMAS
Outra solução importante oferecida pelo SL Boletos é a integração entre o sistema antigo da empresa cliente e o software. O novo usuário, que muita vezes já possui um sistema informatizado próprio, não precisa abrir mão dele. O SL Boletos faz a integração entre os dois, trazendo informações já registradas em outros bancos de dados para o seu próprio, e mantem esta informação sincronizada diariamente.
No caso da Superlógica, os clientes cadastram-se no site superlogica.com, e, usando a ferramenta de sincronização, o cadastro é migrado para o SLBoletos na sede da empresa. Quando um dos 30.000 usuários alterarem seus dados cadastrais, que pode ser feito por ele no próprio site, o SlBoletos identifica esta alteração e espelha para o SLBoletos.
Na Superlógica, além da mensalidade, os clientes opcionalmente podem contratar serviços avulsos, que são anotados em um banco de dados no site. Estes serviços são importados para o SLBoletos e o valor é acrescido automaticamente no boleto que já contem a mensalidade. Tudo devidamente discriminado no próprio corpo do boleto.
RESULTADOS
O SLBoletos trouxe ao departamento financeiro profissionalismo, agilidade e eficácia. O sistema antigo apresentava limitações que já prejudicavam o crescimento da empresa. No novo sistema, podemos pensar em crescer sem preocupações com o departamento financeiro, pois sabemos que cada funcionário está trabalhando com alto grau de produtividade e com um sistema que comporta grande carga de dados.
Depois do período de testes, temos a certeza de ter desenvolvido um software completo e funcional, oferecendo aos usuários do SLBoletos a possibilidade de administrar com muito mais facilidade os pagamentos de seus clientes. Desta forma, esperamos que os usuários se desenvolvam e evoluam muito mais, conseguindo, desta forma, alcançar todas as suas metas. Foi assim aqui!
DEPOIMENTO
- “Com a utilização do SL Boletos passamos a exercer um efetivo gerenciamento de nossos recursos a receber, proporcionando assim agilidade e total controle sobre os recursos da empresa, mantendo sempre atualizada a posição das responsabilidades de nossos clientes para conosco, o que nos ajuda na tomada de decisão sobre novos créditos para os clientes”.
Lincoln Cesar do Amaral Filho
Diretor Financeiro da Superlogica Tecnologias.
